商品采购操作基础手册.doc

商品采购操作手册 采购发包作业管理措施 一． 为使企业采购发包达成行之有效实施和管理，特制订本措施二． 范围：　　凡一切需采购之项目，如：财产、设备工具及企业各 项　　费用申请和支出，均依据本措施实施。三．管理细则　　1． 总务处经办人采购需负一切法律责任。不得徇私。如经举证确实，除赔偿所造成集体环境及损失外企业将追究其相关法律责任。　　2． 各类大宗采购必需按协议严格实施。企业费用核决、分预算内和预算外两种步骤四．作业步骤：（一）预算内：（指超出月累计预算时）　　1．凡一切须采购物品及各项费用申请和支出，均需严格按着企业财务部相关要求之步骤进行　　2．每次申请金额核决程序也应严格根据财务部相关要求进行。（二） 预算外：（指超出累计预算时）　　1.严格根据财务相关要求进行　　2.突发性及预算数额较大者，应报企业董事会商议处理，并视同预算外。 五．依协议所签定内容支出费用，严格根据财务部步骤办理。六．各部每个月所支出费用如超出月累计预算时，应呈报直属领导，并由部门主管具体叙述理由，经主管副总或总经理同意方可。七．各项费用支出，以事前申请核准为标准。金额较大应先行了解价格再作预算。八．发包、验收：　　1．采购完成后，总务经办应以申购单所列清单进行发包。　　2．发包中应尤其注意物品规格、单价、数量等单据，以做最终确定。　　3．物品送达后，由申购部门人员进行签收、领用，如有数量不附等问题，应立即反应更换，不得进行验收领用。九．请款、付款　　严格根据企业要求财务程序和时间支取。十．本措施经总经理核准、修改时亦同。 采购组织规模 完善商品采购措施，有赖健全采购组织来推进运作，而采购组织规模大小，通常可视经营型态和店铺多寡而定：（一）独立店铺：独立店铺营业、商品、人事权等，通常由店主（责任人）负责。故商品采购等相关事项亦集于店主一身，成败端视其能力强弱而定。（二）连锁体系发展早期（通常在50店以内）：因为店数不多，店铺分布不广，故商品同质性较高。而在企业规模小，编制人数少情况下，通常组织编制是以商品采购、促销计划、商品陈列计划、市场调查……等，是种分工较粗组织架构。（三）连锁体系发展渐趋成熟之阶段（通常在50~100店以内）：因为店数渐多，店铺分布较广，商品异质性增加，同时厂商数亦较前增加，管理工作相对增加，所以须逐步向分工方向调整组织架构 连锁体系已臻稳定连动作阶段（通常在100店以上）：因为店数众多，地域分布很广，而不一样商圈商品差异性大，厂商数亦多，多种管理工作及门市问题点增辐，所以商品采购机能会从商品行销、商品指导、物流等机能分离而出，独立作业。但采购通常仍会隶属于商品部门之下，以保持相互之亲密连系和工作协调，而产生综效。 商品采购标准 便利商店采购商品标准以下：　　1.合乎经营业态特征标准　　对消费者而言，便利商店最大特色是以「便利」作为思索基点，从用户在消费时、使用时、携带时便利等各方面着眼，方可塑造和其它业态商品结构差异性。　　2．合乎商品组合标准　　因为经营策略差异、诉求关键不一和商圈用户区分，致使独立店和连锁店在商品分类和组合上有所不一样。譬如有些店贩卖生鲜，有些则不卖；有些店提供服务性商品，有些店则不提供；有些店设置型录贩售商品，有店则无法配合……。多种原因所产生差异性，均会造成商品组合不一样，进而影响商品采购作业。3．合乎高回转率标准　　因为便利商店卖场小，无法陈列太多品项，所以在有限陈列空间内，惟有高回转率畅销品才能增加米效，压低库存量。所以，采购人员应依据商圈用户属性、市场商品情报、市场拥有率等，来遴选最适宜商品，在卖场中陈列销售，以提升商品回转次数。另外，为增加商品回转及品项，相同或类似功效、口味、规格商品通常只陈列1~2种，以避免反复。4．合乎毛利率目标标准　　为达成营运绩效，通常各部门陈列商品皆会依业界行情设定预期之毛利率目标，而采购者即应依此作为商品采购议价标准，以符合整体毛利率目标之达成，在迷你超市向便利店转型期间，便利店所售价格敏感产品要采取特价促销策略，和商圈内超市、杂货店、小卖部进行竞争，就会牺牲这类商品毛利率。5．合乎安全卫生标准　　多年偶有不合格商品（例：蜜饯、矿泉水等）于便利商品中销售，如此极易造成消费者食用不适及企业形象受损以后遗症。故供货厂商之筛选务须严谨，除备齐企业营业执照及食品卫生检验证实等合格文件外，尚应检验其商品标示项目（品名、含量、原料名称、食品添加剂名称、制造厂商名称、地址、进口厂商名称、地址、制造日期等）完整性，以确保采购商品之安全卫生。6．合乎进、退货要求标准　　多年来，因为便利商店连锁体系越来越多，为增加配送效率及门市处理效率，通常采由配送中心或中央仓库