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档案工作基础知识 主讲人：韩瑞华  档案工作随着时代的发展与进步，随着信息化时代的到来，随着法制化建设的不断完善，已从封闭的机要服务转向开放服务，从单纯为国家机构服务到为全社会服务，从单纯为政府官员服务到为广大民众服务。 档案管理也由“国家模式”向“社会模式”转变。 档案与每个人都息息相关。 今天我们共同了解三个问题 1、什么是档案 2、档案的种类与作用 3、实现档案规范化管理要做那些工作 什么是档案？ 档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案工作是一切管理工作的基础。 档案的属性 原始性(档案是历史的记录,不是补出来的) 唯一性(没有依据就没有话语权) 不可再生性(事过境迁) 在档案规范化管理过程中： 提高全员的档案意识是档案规范化管理的关键[档案工作决不是那个部门、那个人的工作。因为档案的产生在我们每个人手中。今天的文件、表单就是明天的档案。只有全员的档案意识提高了，才能完整、齐全地保存好我们的档案] 设立档案管理网络是档案收集齐全完整的保证 档案的产生在各部门，同时各种门类的档案又具有不同的专业性，因此必须依靠档案管理网络人员兼职档案员才能保证归档材料的质量 综合档案室 将会汇集单位的全部珍贵资料 记录单位的发展历史 将是单位各类信息的中心 若干年后，通过这些档案能看到单位的发展历程，创造的不凡业绩，在这中间会有我们的身影、会有我们的笔迹。 档案业务工作方针 强化收集[全方位、多视角地对各门类 各载体档案材料进行广泛收集，以满足方方面面的需求] 简化整理[改变卷归档形式，以件为单位，借助计算机进行档案整理、检索] 细化检索[每份文件的录入要规范、周详，以便于利用如通知] 深化利用[利用库存档案，根据单位需要，编制各类检索工具及编研材料，以方便大家使用，为各项工作提供服务。如大事记、发展概况、年鉴、美誉汇集、工程项目简介等] 档案工作发展方向： 存储信息化、 传输网络化、 管理自动化、 利用在线化 集中统一管理是档案工作的原则[档案工作需做到] 及时（各部门兼职档案员要做好平时归档，年初不收集，年底没有了，有也不全了。） 完整（宏观:全方位、多视角进行收集； 具体:每份文件手续完备、签署规范、印章齐全、经过整理。只有经办人才了解材料的完整与否，合同补充合同。） 准确（确保归档材料的准确性，定稿、电子稿。归档不是清垃圾，一堆一个文件包，要本着对历史负责、对公司负责、对自己负责的态度做好归档材料的整理。本部门材料只是本部门利用。） 收集整理后的档案集中移交至综合档案室保管以保证单位重要历史材料的安全保存、资源共享。 在收集、整理档案的过程中要突出立档单位的主体地位 主体明确(尽量做好本单位形成材料的收 集、归档) 以我为主 (尽量做好材料的收集归档，我们档案室是各门类档案的综合档案室，特别是反映我们重点工程项目建设、设备、管理方面的文件材料都要做好详细的归档工作，这是我们工作的重点，要保证我们所做的一切工作都有据可查。) 在归档过程中，文件的概念是一个广义的概念，红头文件归档大家比较容易理解，我们所填的各类表单也是文件，一切日常工作中产生的有参考利用价值的，记录我们工作状况的都必须要归档。 按档案的载体分 纸质档案 声像档案（录音、录像、） 照片档案 电子档案（磁盘、光盘） 实物档案（奖状、奖牌、证书、锦旗、礼品等） 按档案的性质分 文书档案 (管理、业务) 科技档案（基建、设备） 会计档案（凭证、帐册、报表、其它） 电子档案（光盘） 声像档案 (录音、录像) 照片档案 实物档案（奖状、奖牌、证书、锦旗、礼品等） 提高全员的档案意识 建立网络（各部门设立兼职档案员） 明确职责（及时收集本部门形成文件材料） 根据档案收集范围、保管期限表规范整理需归档保存材料（兼职档案员要明确本部门形成材料的归档范围，对需归档材料进行前期整理，材料的形成在各部门及各位手中,只有原经手人最清楚材料的形成过程及完整与否。） 本单位文件材料归档范围主要包括哪些内容 反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作具有参考利用价值的文件材料 本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 本单位需要贯彻执行的上级机关、同级单位的文件材料。下级单位