第六章__会议管理.pptx

第六章 会议管理; 6.1会议概述; 古人说：“议事以判，政乃不迷。”《 尚书· 周官》 从信息论的角度看，会议是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。 任何会议都有它的具体内容，即信息。没有新的信息，或者不是创造性地研究分析既有的信息，会议就失去了意义，就没有召开的价值。 从系统工程的角度看，领导机关召开会议是一种领导方式。会内工作必须与会外工作配合，会前、会中与会后工作必须结合，才能使会议精神、决议得以贯彻，产生效果。 这说明，会议不是孤立的、惟一的、万能的工作方式。;6.1.2会议的要素;6.1.3会议的种类; 会议的功能是具体的、多方面的，但最本质的功能在于： 实现信息的多向即时传递。 也就是在同一时刻能在众人当中进行即刻反馈的信息沟通。其优势是： 可以使信息沟通快捷方便，不必“一对一”逐个进行，能同时向多方面传播讯息，而且各方能即刻做出反应，节约时间，有较高的沟通效率； 信息传递过程更可靠，信息失真度低，因为即刻的反馈可以及时消除误解； 面对面交流，可借助情感力量和心理因素提高沟通效果。;有效聚集集体的智慧和力量。 集体的智慧和力量要远远高于、大于个体智慧和力量的总和，但这里需要有一个必不可少的条件，就是必须将个体聚合成一个整体，而会议正可以实现这种效果。 发扬民主，密切干群关系。 统一思想，推动工作。 会议的功能使其具备了其他信息交流工具，其他工作方式所没有或所不足的优势，它特别适用于深化或统一人们的认识，沟通感情，处理事务。 在处理事务方面，特别适用于形成决策，指导或布置工作，协调关系，互通情况，联络感情，实现信息近距离多向传递等。;6.2会前筹备;案例 “时装秀”方案 某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下：??? 1．会议名称：“2011XX服装集团夏季时装秀”。??? 2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办???领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。?? 3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。??? 4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。 5．会议程序：来宾签到，发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。 6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。 签到表、产品意见调查表。 服装集团产品介绍资料。 订货意向书、购销合同 7．会 址：服装集团小礼堂。 8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识， 上方挂展示会标题横幅。 搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。 9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。 足够的椅子。 纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)??? 10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。 安排交通车接送来宾。 展示会后安排工作午餐。??? 思考题：小李的会议方案有无改进的地方？ ;6.2.2会前物品准备; 6.3会中管理与服务工作; (1)簿式签到。簿式签到是指与会人员到会时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。簿式签到方式简便易行，但容易在会场门口形成拥挤现象。因此，比较适合于小型会议或庆典性会议。 (2)卡片式签到。卡片式签到又可以分为两种。 一种是将预先印制好的卡片(相当于入场券)提前发给与会者，入场时，交出一张即可。 另一种是磁卡签到，即与会者进入会场时，手持事先领取的磁卡，送进电子签到机里，签到机便即时将其姓名、号码等内容输入电脑，与会者入场完毕，签到情况便立即在电脑屏幕上显示出来。 卡片式签到方式适用于较大型会议。;6.3.3 协助正确使用会场设备并发放会议用品;6.3.5 会议的进程控制;（2）采取有效手段控制会场气氛 1)主持人要提前到达会场，当会议参加者进入会场时要与他们打招呼，并能与他们进行短时间的非正式交谈。另外，如果与会人员相互不认识，在会议开始之前予以介绍。 2)开会时间要准时，不要因为个别人对会议的冷漠态度或尚未到场，而耽误大家的时间，除非特殊原因不可以推迟或取消会议，推迟或取消会议实际上是在扰乱别人的计划，继而影响工作效率。 3)会议开始后，首先要简明扼要地引出主题，说明讨论目的，使每一个与会者都明白会议要达到什么结果。 4)会议进程中，要使