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大型会议的筹备 大型会议的筹办常常是一件让人痛疼不已的事情， 如果准备不周， 会上就会出现 混乱不堪的场面， 不仅领导不满意， 而且参会人员也会颇有微词， 怀疑筹备人的 能力，尤其是对于许多第一次筹办大型会议的单位来说， 领导也伤透脑筋。 每到 年尾或者岁首， 一些大型企业举办主办大型年会， 一些学术单位搞个规格高一点 的研讨会， 行政单位举办个学习班会议什么的， 大型会议应该怎么办， 怎么才能 办的好，就成为一个很让人关心的话题。 由于会议本身很繁琐， 不便一一赘述， 本文仅从框架上对会议筹办方提出一些建 议。 开展常规工作时， 程序性的东西保持一致性在一个合作的团队中很重要， 它有利 于工作的协调和高效。 一、会议准备 （一）会议室地点 （二）背板制作：名称、规格、颜色 （三）外部条幅：形式、数量 （四）主席台设置：按领导参会名单安排 （五）会议台桌牌：桌牌形式、规格、人名 （六）会议台摆桌：人数：麦克数量、鲜花 （七）会议室座次安排：印制全体参会人员座位图，确保对号入座，并装入文件 袋。 （八）会议室用水 （九）礼仪人员（如发奖等）数量、任务 （十）贵宾席 （十一）会议报告用多媒体：是否使用 （十二）到会领导接送：通知时间地点、安排用车 （十三）负责人 二、活动日程 （一）早餐时间 （二）上午会议时间、内容、主讲人、主持人 （三）中餐时间 （四）下午会议时间、内容、主讲人、主持人 （五）晚餐时间 （六）餐后活动安排 （七）休息时间 （八）返程票定购、发放 （九）各环节用车及具体安排 （十）参观活动的分组及活动时间、内容 （十一）离会时间 （十二）周边环境：交通介绍，宾馆位置及联系电话 （十三）编制人 三、材料准备 （一）材料准备：收集、印刷、分装 精品文库 （二）主要文件 （三）参阅文件 （四）领导讲话、致辞 （五）活动安排 （六）证件：参会人员佩带 《代表证》，工作人员佩带 《工作证》，记者佩带 《记 者证》，并装入文件袋 （七）领导、新闻媒体材料（完整性） （八）零星材料处理方式 （九）负责人 四、 专家安排 （一）专家（专家人数、随行人员及安排） （二）迎接 （三）住宿 （四）报告顺序（多名时） （五）支付讲课费、交通费 （六）交通安排（包括机票订购） （七）活动安排（非报告期间） （八）小会交流安排 （九）专家就餐安排 （十）送行 （十一） 负责人 五、 代表安排 （一）会议规模 （二）会议通知（起草、打印、签字、盖章、邮寄等） （三）通知要素：时间、地点、内容、人员、要求、路线、回执 （四）报到：报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物 品、填写通讯录等 （五）纪念品发放 （六）住宿安排 （七）返程事宜 （八）临时通知用品 （九）交通安排 （十）负责人 六、 活动安排 （一）音响准备：专业人员提前对会场音响效果、 灯光进行全面测试， 确保灯光、 音响、投影仪设备正常。 （二）提出会议纪律要求 （三）进行会议内容： 1．开幕式与领导致辞 2 ．专家报告 3．研讨活动 4 ．现场展示 5．会议总结 （四）会议各环节主持人 欢迎下载 2 精品文库 七、参观展示 （一）分会场数量 （二）日期、内容 （三）参观人员的编组 （四）往返交通方式及发车时间 （五）讲解人员：