《文件控制管理制度》.docxVIP

文件控制制度 一、 目的 通过职责划分、明确工作程序及要求，确保内部文件的拟定、 发布、执行与控制的规范 性，特制定本制度。 二、 适用范围 本规定适用于公司内部所有文件的管理。 三、 职责 1、 经管办负责拟稿公司范围内告示类文件，参与审核一级文件、内控管理类文件，分 配公司范围内告示类文件和内控管理类文件编号，监督、管控现有体系文件的运行状况 . 2、 管理服务部负责审核、编号内控体系类文件，（一级文件除外，技术图纸由公司技 术部统一管控），每个季度的前三个工作日向经管办提交前三个月的文件管控情况。 3、 各职能部门负责拟稿、修订、申请废除、使用、管控本部门文件。 4、 外来文件由相关职能部门负责识别、收集、管控。 5、 各类文件管控职责和权限参见下表：（表一） 文件类型 拟稿/修订 /废除 审核/会签 签发 编号 原稿控制 告示类文件 发文单位 部门经理 经管办 副总及以上 经管办 /管理 服务部 管理服务 部/技术部 门 内控类 文件 管 理 类 一级 发文单位 副总及以 上 副总及以上 二级 部门经理 副总及以上 三级 四级 部门经理 体 系 类 一级 副总及以 上 副总及以上 二级 分管副总 管理服 务部 副总及以上 三级 部门经理 副总及以上 四级 部门经理 外来文件 部门负责 识别、收集 部门经理 分管副总 经管办/管 理服务部 四、相关文件的术语和定义： （一）公司内部文件包含： 精品 文档 1、 告示类文件： 告示类文件分为四种，分别是：通知、决定、会议纪要、公告。 通知：使用于需要有关内部机构、部门或人员周知或者执行的事项。 决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者 撤销下级部门或机构不适当的决定事项。 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和一定事项。 公告：适用于向集团内部通报重要事项，如：表彰先进、批评错误、传达重要情 况等。 2、 内控类文件： 内控类文件分为体系类内控文件和管理类内控文件。 各内控类文件分为四个级别， 分 别为：一级内控文件、二级内控文件、三级内控文件、四级内控文件。 一级内控文件：是公司纲领性的内控文件。如员工手册、质量环境管理手册等。 二级内控文件：如集团范围内管理性质类文件、程序文件等。 三级内控文件：如各部门内的管理制度、作业指导书、操作规程、外来文件、检 测报告等。 四级内控文件：如相关记录表单。 内部文件实行保密管理，所有内部文件的密级分为三个级别，分别为：秘密、机 密、绝密。 五、程序说明 文件拟定和审核 1、 质量环境管理手册由经管办负责编制； 员工手册由人力资源部负责编制， 副总审核， 总裁批准。 2、 二级和三级文件由各职能部门组织人员编写，内控管理类文件须本部门经理和经管 办审核，文件关联部门审核会签，分管副总批准；内控体系类文件须本部门经理和管理服务 部文控室审核，文件关联部门审核会签，副总及副总以上批准。 3、 公司范围内的告示类文件，由发文部门拟文后，经部门经理审核发放，送至管理服 务部备份。 文件格式和类型 1、内控文件正文组成一般由八个部门组成：一、目的；二、适用范围；三、职责；四、 精品 文档 — 相关文件；五、程序流程；六、程序说明；七、相关记录表单；八、附录。具体可视内容而 定。 2、 文件格式：公司公文行文类文件文头统一用黑体一号字，文件编号用宋体加粗三号 字，文件标题用黑体小二号字，文件内容用宋体小四号字。管理制度类、指导书类、合约类 文件标题统一用宋体小二号字， 内容统一用宋体小四号字。表单类文件：标题统一用黑体加 精小二号字，文件编号用宋体四号字，内容用宋体小四号字。 因为表单类文件的特殊性，表 格内容字体可适当缩小，依表格大小而定。 3、 公司各部门简称： 经管办（OM、人力资源部（HR、综合办公室（GO、采购部（PO、财务部（FD、 质保部（QA、技术部（TD）、市场部（MD、管理服务部（M0、工程部（E。、安保部 （SD）、设备部（E。、生产部（P。物流部（LD）、生产安全室（WS、产品研发部（RD 。 4、 版本/版次：第一版用A表示，第一次用数字01表示，如：A/01 5、 文件编号是由公司简称，部门简称，编号组成。如： TY-GO-001 6、 经管办负责监督和检查公司所有文件的编号及运行情况。 （三）文件发放与管理 1、 公司管理类内控文件由经管办发放，体系类内控文件由各部门负责发放（技术图纸 由各部门管控，于每个月的前三个工作日向文控室归档本月的文件控制管理情况） ，并使用 〈〈受控文件发放/回收登记表》进行发放登记。 2、 受控文件发文签发人参见（表一），但如内容涉及公司重要决定及公司发展方向等 重要事项的文件均需分管副总复核并经集团总裁签发，需盖印公司文件受控章后方可生效。 3、