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初、中级档案职称考试教材 篇一：初、中级档案职称教材 第一章 文件管理 第一节 文 件 一、文件的概念与属性 （一）文件的概念 文件定义有很多种，以下列举两个有代表性的定义：一是学术定义；如一般教材中，文件是指社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。 另一是档案工作行业标准中的定义。如中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）的文件定义是：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 从日常使用来看，“文件”一词通常与“文书”、“公文”混用。 这里使用的文件概念，也基于公务文件的理解，即狭义文件的理解。 （二）公务文件的特点 1. 公文由法定作者制发 2. 公文具有法定的权威性和现行效用 3. 公文具有规范的体式和特定的处理程序 二、文件的种类 按文件的规范性情况分为通用公文和事务文件两类，现分述如下。 （一）通用公文 通用公文一般是指党政机关的规范性文件。1996年5月中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，规定中国共产党各级各类机关使用的文种有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 2000年中华人民共和国国务院办公厅发布（修订）了《国家行政机关公文处理办法》，规定我国各级各类国家行政机关使用的文种有13类14种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 要了解各类通用公文的使用情况，并能分别加以区分。如公报、公告和通告；决定和决议；意见、条例和规定；议案和报告；请示和批复；通知和通报等。 （二）事务文件 事务文件是各级机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息，安排计划，总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文。 事务文件的主要文种有计划、总结、简报、工作要点、汇报提纲等。 第二节 文件的形成与处理 一、文件的拟写 （一）文件拟写的基础文件的拟写过程有如下步骤： 1. 领会意图，明确目的 2. 调查研究，获取材料 3. 总体构思，拟写提纲 4. 起草初稿，认真修改 （二）文件拟写的相关规范 1. 行文规范 （1）严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文。 （2）除非确有必要，一般不越级行文，以免打乱正常的领导关系。 （3）行文要注意隶属关系。 （4）行文应分清主送与抄送机关。 （5）两个以上的机关单位联合行文，其行文的机关应当是同级机关。 2. 结构规范 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 二、文书处理程序 文书处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。文件拟出后，只有经过处理，才能完成它的使命。 （一）收文处理 收文处理是指各单位围绕所收文件进行的一系列工作。主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等。 （二）发文处理 发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文件进行的一系列工作。主要的工作程序包括拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发等。 第三节 文件整理与归档 一、立卷 （一）立卷基础 1. 立卷的概念和含义 （1）立卷的概念 文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。 2. 立卷特征及其运用立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。文件一般有问题、作者、名称、时间、地区、通讯者等特征。立卷特征需要灵活和结合运用。 （二）立卷环节的选择 1. 部门立卷 ①集中式。是指机关文书部门集中立卷的模式。 ②部门式。是指在机关文书部门的组织下，机关的一级内设部门分别立卷的模式。部门式又分为完全部门式和部分部门式两种。 2. 文件处理部门与机关档案室结合立卷 从机关档案室介入立卷工作的深度看，有组织型、分工型、兼职型三种基本类型。 （二）立卷的准备工作 1. 立卷工作会议 参加会议人员为机关分管领导、综合部门（中心机构）负责人、立卷部门人员、档案部门负责人和机关各部门内勤人员等。 2. 立卷业务培训 3. 文件材料的收集和清理 4. 机关档案室在立卷工作中的作用 （1）协助立卷部门组织立卷的准备工作。 （2）进行立卷工作的业务指导和监督。 （3）为机关立卷工作提供良好的后勤服务。 （三）拟订（或修订）立卷类目 立卷类目是机关文件处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，预先拟制（修订）的新年度归档文件的类目表，又称为案卷