怎样进行展览会策划--20083400.docVIP

怎样进行展览会策划 　　 　　 　 　 　 　　 展览会前的准备工作 展览会的策划过程是一个综合而又复杂的过程,并不是简单的等价交换。它是为卖家和买家提供一定的环境和场所，促使交易达成的过程。评价一场展览会的策划,而是要涉及到众多行业和部门的，因此我们在策划展览会的时候要充分考虑到各方面的因素。 一、首先要了解展览要涉及到哪些部门，并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门,为展览会的成功举办而铺路，我们可以看到展览业促进了相关行业的发展,同时主动权又完全掌握在展览的组织策划者手中。要求策划者本着以上实际出发，真正意义上策划一场全面而又深度的展会。二、项目经理制目前大多数展览公司实行的是项目经理制,即项目经理从展览会的组织确定到招展，及最后展出期间所遇到的问题的负责制。项目经理策划会议的前期工作市场调研市场调研对于策划者来说，尤其第一届展览会的策划特别重要。对于首届策划会的开展具有以下缺陷： 1、没有成功召开的经验和现有模式。 2、没有创造出品牌 　3、没有与顾客建立稳定的关系及没有稳定的顾客群 1、具有敏锐的市场调查能力和超前的市场知识。 ２、可行性分析报告。展览会的实地考察、企业的反应,相关资料的整理，通过这些信息的观察和自身的经验,确立展览会的“可行性”或“不可行性”做出最终的判断展会的召开与否。 3场馆整体的因素: １、硬环境的考虑:　Α、场馆的交通是否便利；　Β、场馆周围的酒店、娱乐设施是否齐全 C、场馆的交通运输方式是怎样安排的 ①是否有货运电梯 ②场馆仓库的库容量有多大 D、场馆的面积及场地的合理化分配（制定展位图做考察）与相关租用配套设备。　E、研讨会的场地安排 ２、软环境的考虑 ①场馆内部保卫设施是否到位　②场馆的停车场及休息场所是否合理 ③场馆的水电供应情况 ④场馆的卫生清理工作 ⑤会议期间场馆提供的相应服务 4租赁方式一般分两种情况： 1、以场馆实际建筑面积计算,按平方米／元／天来整体计算场地租金，国际上专业会展的召开期为六天。布展为两天,开展期为四天,也有安排五天或七天的。 2、按场地实际搭建展位(标准3*3)即每个展位/天/元计算总体租金，根据具体的租赁方式,在确定场地后,场馆一般要求租用方支付定金，该定金支付根据场馆租赁的规模来算大约为整个租金的30%,也就是说整个场馆的费用为一百万,确定场地租赁合同后要求支付30万的租金，因此这是策划展览的一项很大的费用投入。 第二部分　展会期间的组织协调工作 一、展览会布展期的工作安排 1、设立场地前台接待 ⑴负责参展企业报到登记 ⑵根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认 ⑶派发参展企业在参会期间的参会指南　⑷进行一些相关企业的咨询活动,介绍展场的大体安排情况 ２、酒店接待处 ⑴设立前台接待处 ⑵进行参展展商住宿登记　⑶住宿表要求 ａ.企业名称 b.房间号码 c.酒店联系电话 ｄ.房主姓名 ⒊场馆现场协调工作　⑴负责监督现场施工,即根据参展企业要求进行装修的展位施工 ⑵对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作 ⑶为企业协调现场租赁业务 ⑷根据企业报名表，布置安排会场场外的广告宣传（一般为参展企业根据要求而设立的) ⒋交通运输安排及搬运工作 ⑴企业运输展品的接待及装卸 ⑵搬运工作协调二、展览会的开幕式组织工作在开幕式前要求所有的室内、室外的布展工作完成,准备迎接参观者的参观，如何做好开幕式也是项目经理的协调体现。 1、确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单 2、确定邀请参展企业的记者名录 3、开幕式的场地搭建要求 ⑴挑选突出的位置；一般设为展厅大门正前方 ⑵要求布展的庄重大方 ⑶要求放音设备到位 ⑷相关的礼仪及场地氛围设计要求 ⒋开幕式主持人讲话内容的审定，及参加嘉宾讲话内容的审定要求:简单明了，突出主题，在最短的时间内表达中心 ⒌开幕式时间建议为10-15分钟 ⒍开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位,以及会后的安排工作三、展览会召开期间的组织工作展览会召开期间的所有工作。要求: ⒈做好大会的参观人数的统计、分类。 ⒉发放大会的展览会刊(每天定时发放,要根据参观对象的身份发放) ⒊协调展会期限研讨会会议组织安排工作，做好研讨会与展览会有机结合 ⒋做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥,为企业服务 ⑴为企业提供洽谈间（休息室） ⑵为企业提供签订合同场所　⑶及时将参观者的信息反馈给企业 ⑷积极与企业沟通,了解企业的想法及要求 ⒌统计大会的成交额做好记录 ⒍积极听取参会代表对大会的意见和建议 ⒎根据参会信息,再次邀请参会企业参加第二年的展会四、撤展展会的撤展工作一般为大会的最后一天下午提前一个小时，进行会场登记情况工作和出访工作。派送撤馆通知要求： 1、保持馆内秩序 　２、要求每个参展商清理自己的展品，并保管好 3、按照先后有序的组