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长文档编辑中常用指令 使 用 方 法 目 录 1.格式标记的设置................................................................................................ 1 2.段首的设置....................................................................................................... 1 3.“分隔符”的处理...................................................................................................2 4.“大纲级别”的设置................................................................................................3 5.页眉的处理..........................................................................................................4 8.页脚的处理..........................................................................................................6 6.图表编号的处理...................................................................................................7 7.目录的生成.........................................................................................................11 I 1.格式标记的设置 因为在编辑长文档的过程中，需要设置很多的格式标记，为此需要让这些格式标记 能够显示出来，这样才能更好地编辑长文档。对“格式标记”的操作如下。 点击“工具”菜单下的“选项”，见图 1。 图 1 查找“选项”对话框 弹出“选项”对话框，将“格式标记”中的“全部”打钩，见图 2。这样，文档中 “空格”、“回车符”、“分节符”、“分页符”等所有的格式标记都会显示出来。 图 2 “选项”对话框 2.段首的设置 每一个段落都要求前面缩进 2 个字符，有两种方式可以实现。 （1）在段首敲进 4 个空格。见图 3。 这 4 个点就是空格的符号，它需要在“格 式标记”中勾选了“全部”后才能看到的。 图 3 段首缩进2字符设置方法（一） 1 （2）点击“格式”—“段落”，弹出“段落”设置对话框，见图 4。将其中的“首 行缩进”设置为“2 个字符”。 图 4 段首缩进2 字符设置方法（二） 这样设置后看到的效果，见图 5。“首行缩进”的标记在标尺中缩进了 2 个字符。 图 5 首行缩进2 字符的效果 建议编辑文档中每一个段落时采用第二种方式。 3.“分隔符”的处理 “分隔符”一般常用的有“分页符”和“分节 符”两种。点击“插入”菜单下的“分隔符”后弹 出“分隔符”的对话框，见图 6。 图 6 “分隔符”对话框 2 插入“分页符”后仅可以将当前位置的前后进行分页，其他的格式都是一样的。 插入“分节符”后可以将整个文档在当前位置分成 2 个节。每一个节中的各种格式 （比如页码、页眉页脚等）是可以不同的。见图 7。分节符前后在“页眉”设置，“格 式”设置上都是不同的。如果需要实现上述效果，就需要在适当的位置加“分节符”。 图 7 插入“分节符”后的效果 4.“大纲级别”的设置 对于正文中的标题（一级标题、二级标题、三级标题）是需要在目录中显示出来的， 当所有正文都准备好后，就需要对各级标题进行“大纲级别”设定，以便为下一步进行 目录的自动生成做好准备。 首先将光标置于需要设置“大纲级别”的位置，见图 8，需要将“1 课程概况” 设置成一级标题，将光标置于“1 课程概况”中任意位置，点击右键，选择“段落”（或 者是点击“格式”-“段落”）。 图 8 选择“段落”对话框 3 弹出“段落”设置对话框，根据需要选择“大纲级别”。见图 9。 图 9 “段落”对话框 5.页眉的处理 正如前面所说的，在长文档中，不同的“节”（通过插入“分节符”实现）之间可 以用不同格式的页眉的。 将光标放在需要加页眉的一页上，点击“视图”—“页眉和页脚”。