住户档案管理制度.docVIP

住户档案管理制度 一、目的 规范小区业主/租户档案的管理工作。 二、适用范围 适用于####物业管理有限公司徐汇苑小区物业管理处对业主和租户档案资料的动态管理。 三、职责 1、物业分管领导负责监控业主/租户档案管理工作。 2、客户服务部经理负责业主/租户档案管理与跟踪工作。 3、保安部楼宇管理员配合客户服务部做好业主/租户的资料跟踪工作。 四、 程序要点 1、业主/租户档案内容： ⑴ 业主/租户的证件复印件； ⑵ 房产证复印件； ⑶ 租赁协议/合同复印件； ⑷ 业主/租户填写《徐汇苑小区入住登记表》（中、英、日）。 2、 业主/租户档案资料电脑输入工作： ⑴ 分别按照各个楼宇制作业主/租户资料记录表； ⑵ 将业主/租户的楼号、室号、证件号、姓名、国籍、联系方式、入住日期输入业主/租户资料记录表内； ⑶ 将业主/租户资料输入物业综合管理系统 3、业主/租户资料变更跟踪工作： ⑴ 当业主/租户发生变更时，客户服务部应将变化情况重新输入物业综合管理系统和《业主资料记录表》； ⑵ 保安部各楼宇管理员随时观察业主/租户搬进搬出情况，并跟进新进 业主/租户的资料收集工作； ⑶ 客户服务部负责对业主/租户情况进行调查，并每季度进行一次普查； 4、 业主/租户档案保密工作： ⑴ 业主/租户资料档案属绝密档案； ⑵ 特殊情况如需查阅须报物业分管副总经理批准，经客户服务部办理登记手续后方可查阅； ⑷ 外单位人员如需调查业主/租户档案资料，必须凭单位介绍信，调查人员工作证，经物业分管副总经理批准后，由客户服务部负责接待； ⑸ 业主/租户档案应作长期保存； 五、 本规程执行情况作为客户服务部绩效考评的依据之一。 六、 记录 《业主资料记录表》 《租户资料记录表》