公司的档案管理实用制度实施细则.docx

公司档案管理制度管理细则 为进一步完善公司的管理体系， 建立有效的档案管理制度， 实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务， 促进公司的可持续健康发展， 根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和， 是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录， 是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分， 是维护公司合法权益的重要工作。 公司档案管理工作坚持集中统一的原则， 由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理， 其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司设立档案部并配备专职档案人员， 公司档案部的基本 职责为： 、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。 第 1 页 共 20 页 2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 3、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档 案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利 用。 5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案 工作情况，积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、 指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集 整理工作并在规定期限内向档案部移交， 确保本公司档案的完整、 真 实和安全。 三、档案接收与整理 ( 一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同， 主要有以下几个方面： 1、行政部： 1）公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等； 2）与总部及其他单位往来发文； 3）行政管理方面，包括： 1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等； 第 2 页 共 20 页 2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来 客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记 录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复，员工民主生活会方面的 记录等； 2、人资部：人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、 培训、入职手续、员工资料等。 3、企划部：公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、 营销方案等；媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；年度季 度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集 的客户资料等。 、仓管部：仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容 、客服部：主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录 、设计部：主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表等。 、工程部：主要为施工管理手册所包含的内容 、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等 9、法务与档案部：主要包括日常经营中的各种合同、司法文书， 档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容。 10、市场部：有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市 第 3 页 共 20 页 场调研资料、与客户签订的协议等。 以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部 门，以便档案管理及时作出调整。 各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。 （二）归档文件的等级划分及保管期限 需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下： 文件等级 文件类型 保管期限 一级 公司各项规章制度、 简介、执照、资质证书、 秘密文件 荣誉、经营计划、管理决策，与总部及其他 永久 单位往来发文，人事方面的各种文件，财务 报表、账册、资产核算，合同及司法文书等 二级 会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请 重要文件 示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、 5 年以上 涉及工程项目的文件等 三级 员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、 普通文件 来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、 设计师排单，仓库管理方面的材料进出登 记、核算、保管，档案方面的管理指导、档 3 年 案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费 用申请、办公用品管理、采购、出车及维修 第 4 页 共 20 页 记录等 （三）档案编号方法 1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及 业务划分，结合档案的内容和档案载体的形