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景观建设工程有限公司文件管理制度 为提高办公文件管理制度，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 1、文件管理内容主要包括：公文管理、上级函、电、文、合同、资料，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。 2、收文的管理 凡来公司文件（除公司领导订启的外）均由办公室签收登记在《收文登记表》，对上级部门发来的文件，要进行核定，并及时报告上级领导。（详见附件三》 3、档案保管 我司档案是指公司经营活动中直接形成的各类文字材料、图片资料、表格文件、影像、音像、画册资料、重要实物等有价值的视觉和听觉载体。行政专干不但要以书面文件存档，同时要建立电子公共信息上传至公司公共信息平台。 存档范围： A、公司的会议纪要、企业行政事务的会议记录资料、各项管理制度、法律事务、审计、处理纠纷、上级来文等方面的文件、资料、记录，以及各类有价值的影像、音像记录; B、人事管理、人事任免文件、聘用合同、劳动工资标准、职工教 育培训、劳保福利的文件、资料、合同； C、各种报刊、杂志、上级授予公司领导和集体的荣誉证书、奖牌、表扬文件材料等； D、公司文件、合同文本、房产证书、土地红线图、房屋建造的设计图纸、各级的批准文件； E、项目的施工合同书和项目承包合同书。 F、公司所购进有关设备、电器等物品，使用说明、保修卡等资料； 归档要求 （1）、 办公室行政专干对各类文件应登记到《项目台账一览表》，并分类登记编号、保管。归档的文件必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料、影像和音像等，均需建档、归档。（详见附件四） （2）、本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室行政专干进行登记编号保管，不得个人保存。 （3）公司承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，文件上的各种附件一律不准抽存，并及时交付专职人员归档。档案管理员工作变动或离职时，应向接办人员交接清楚，不得将档案资料擅自带走或销毁； 5. 文件的阅批与分转 （1）、凡正式文件均需分别由办公室主任根据文件内容审核后，再分送承办部门，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。 （2）、 一般函、电、单据（付款单和结算单）等，分别由办公室前台文员直接分转处理。 6.文件的传阅与催办 （1）、传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 （2）、 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 （3）、文件阅完后，应送交办公室行政专干，切忌横传。 （4）、行政专干对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接 到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。 （5）各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由办公室归档，复印件由办公室复印给各部门，其他部门备份存档并由办公室建立信息中心实行电脑化管理。 7、文件档案借阅制度 （1）、 借阅文件必须在《借阅、领用文件审批表》登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件必须经过相关主管批阅方能借出。 （详见附件五） （2）、 文件档案原则上不许借出，只供在资料室查阅。 （3）、 借阅期限不得超过一个星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。 （4）、 借阅文件的人员必须爱护档案，保护文件的安全与保密。 （5）、不得擅自涂改、勾画、裁剪、拆散、转借或损坏，否则，违反保密法有关法规追究当事人责任。 （6）、借阅资料不允许中途转借他人，必须归还后再办手续。 （7） 、行政文件、证件的借出时间原则上是当日借当日还，最长不超过两个工作日，如遇特殊情况，必须有办公室主管审批。 （8）、因工作需要需借某证件的复印件时，行政专干必须在证件上签出“此件仅供于×××事办理使用”字样。 （9）、财务资料、凭证的借出时间：借阅任何资料必须由财务部门主管审批，最长不超过两个工作日。 （10）、 图纸的借出时间：一般图纸借出后应在一个工作日内归还，关系到公司技术机密的，图纸借出后应在半个工作日内归还。 （11）、 借阅的档案交还时，行政专干必须当面点交清楚，如发 现遗失或者损坏，应立即报告相关主管。