电子文件管理培训教材.docx

上海市档案人员誉训系列裸程之六 电子文件管理 课程,性质： 《电子文件管理》是档案学专业的核 心课程之一。它是一门综合性、实践性较 强的应用学科。主要以电子文件管理的理 论和方法，重点介绍电子文件及其管理概 述、电子文件的鉴定、归档和整理、著录 与检索、保护、利用、元数据管理以及组 织管理等内容，从而为电子文件的科学管 理提供知识基础。 学习目的和要求: 让学员能比较全面、系统地了解电子 文件管理的基本内容。在理解电子文件管 理的一些基本概念、基本原理以及电子文 件及其管理变化规律的基础上，掌握电子 文件管理的基本方法和技能，并能运用所 学知识科学地开展电子文件管理的基础工 作。 色子丈件概述 学习目的和要求: T解现代信息技术发展对档案工 作的影响；电子文件的产生及其形成 规律。掌握电子文件的原始性与法律 熟练掌握电子文件的内涵、基本特点 和作用。 证据效力;电子文件的生命周期理论。 证据效力; 电子文件的生命周期理论。 初 第一节 电子文件的概念和种类 、信息技术的发展对档案工作的影响 二、电子文件的来源 ?办公自动化(0A) ?计算机辅助设计和辅助制造(CAD/CAM) ?模数转换(扫描仪、数码相机和摄象机等) ?电子商务(E?business) ?收发邮件(E-mail) 1、三、电子文件的概念 1、 “机读文件”定义 通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁 带或穿孔卡片上的文件，它的内容只有用机器 牙能吞取。 “机读文件”和“电子文件”名称使用年代 ?机读文件：1890年——20世纪80年代 ?电子文件：20世纪90年代初开始 2、电子文件的定义 电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码 形式存储于磁带.磁盘等载体,依赖计算机等数 字设备阅读.处理,并可在通信网络上传送的 GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》 ?首先是文件，应该满足文件的所有要求 ?是以数字形式进行记录的，并可为电子计算机 等设备所处理 ?电子文件的构成方式由内容、背景信息、结构 三宴素箱成。 电子文件与电子信息的区别 ?电子信息^不具有凭证价值，不是档案学中研究的文件，如电子图书、电子杂 乱码只能是志、电子消息，甚至病毒、 电子信息，不是电子文件。 乱码只能是 ?电子信息+文件=电子文件 电子文件的种类 按电子文件的信息存在形式分类 文本文件JJ 数据文件丄图形文件 图像文件 声音文件J 影像文件J 命令文件 “3 复杂文件按电子文件的组成方式分类 复杂文件 复合 文件 “3 普通文件 . J 隐含文件J ［加密文件 ??? ????? ????- ???? ????? ???? 厂 按文件生成方式分类 计算机直接生成 的原始文件 J 丿 传统文件经模转数后的电子文件 五、电子档案 1996年国际档案大会上,戴维?比尔曼作了题 为《虚拟档案virtual archives》殆报告,竄 拟档案〃 _词被广泛使用 电子档案定义 具有参考和利用价值并作为档案保 存的电子文件称为归档电子文件O ——GB/T 18894-2002 《电子文件归档与管理规范》 电子档案由电子文件转化而来 档案是文件转化的结果,是两种在功能. 时间和空间上相对独立又密切联系的社会 事物。 文件与档案的关系呈现出从属关系或者说文件线型运动过程中整体与特殊的关系 电子档案是〃归档电子文件。 第二节 纸质文件 纸质文件stable static 安稳刻板石板 —、电子文件的基本特点 对纸质文件和电子文件特点描述比较 电子文件unstable dynamic 活泼好动河流 （一）电子文件信息的非人工识读性 电子文件的非人工识读性的特点,要求管理 电子文件,需要的相应硬件与软件。 一方面 ＜从文件制作、处理到归档后 的全部管理活动都必须借助于计算机系 统才能实现。 另一个方面 ＞不兼容的计算机和应 用软件生成的文件在交换使用时会遇到 很大困难。需要保存老的系统 ＞或者通 过转换.移植等工作才能确保电子文件 的可读性和可管理性 电不蛍件时档与总理甌 I范围 XXXXIXIXX. XXXXIXXXXX1XI KXLX. XXXIXX. 2规范性刖用畫杵 AA.lf AA1xKaX. VtJSXX XXX. XX2XXXXXXXX. 3荤涵和定只 XX12XXX1IXXXL1. N1堪子文件 物理结构 逻辑结构 传统文件：信息与其载体是不可分离, 化在一起 的f象纸质档案f甲骨文f碑文，传统胶片等。 I zn I 三I 电子文件：文件不再具有固定的物理位置,对特 定记录载体也不再”从一而终”,可以根据需要 随时扩展、缩小或改变其存储空间,也可以改变 其在载体上的路径,或在不同存储介质之间转换。 信息与