电子文件的整理.docx

?0 冻孚丨公共管理学院 A0 A 0 美国的未来学家约输?奈斯比特： “犬量但无序的信息，不是资源，而是荧难”。 视女.你 劭库在哪??…r 视女.你 劭库在哪??… r 第五章亀子丈件整理工作 整理：整顿使有条理，有秩 序；常用于表示去除不需要的东西。  第一节电I子丈件整理概述 一、电子丈件整理前期准备工作 [ 学习和拿握相关色子丈件这律出规中 9有关色子丈件整理工作的规定。 f 《档案著录规则》（DA/T18-1999J 《归档丈件整理规则》（DA/T 22-2000） 《电子丈件归档与管理规范》GB/T1889牛2002丿 《电子丈件管理暂行办出》（中办国办厅字[2009] 39号） 《电子档秦移交与接收办法》（档发〔2012〕7号） 归档丈件整理规则(DA/T 22-2000) ——将归档丈件以件为单住进行裝订、分类、 列、编号、编目、裝盒，使之有序化的过程。 ~般以毎份丈件为一件: 正本与定稿为一件 正本在前，主稿在后 正丈与附件为一件 正文在前，附件在后 原件与复制件为一件——原件在前，复制件在后 转发丈与被转发文为一件 转发文在前，被转 发文.在后 来文与复文为一件 复丈在前，来文在后 报表、名卅、图册等一册(本丿为一件 《勅子丈件归档与管理规范》 f GB/T18894-2002 J 8.1归档电子文件的整理按DA/T22规定的要求进行 8.2归档电子丈件以件为单位整理 8.3同一全索内的削子丈件按照年度■櫟管期限■机构（问 题）或保管期限■年度■机物（问题）等分类方案进行分类。 8.4按电子文件类别代码相对集中組织存赭就体 8.5勒子丈件的著录应参照DA/T 18进行著录，同 时 补充电子丈件特有的著录项目和其他标识 8.6将著录结果制成机续目录和纸质目录 《色子丈件管理暂行办法》（中办国办厅字〔2009〕39号） 电子文件管理的基本原则: 统一管理 全程管理 规范标准 便于利用 安全保密 2e配备归档色子丈件整理工作必 需的软硬件谏施。 □购买计算机、网络设备、存储设备、数字化 设备等； □安裝并使用专门用于电子丈件归档整理的软 件工具 各种ERKS软件。 -《GD2000综合档案管理糸统V5.0》 -世纪科怡、请华紫光、南大之星、泰坦软件等 网络构架 档案養理 高透扫權 影律飓集软件 用户涓用 at後 观子彩燼文件 3^ □ 赅删K务 安全机制 I 、电子丈件整理的原则 课堂讨论5」 电子丈件整理与传统纨质档案整理将有何不同？ E :传统意义上的理夏不能适应现兄化［［的信息松索需要，只有现代化的丈件整理］［方法才能迨应现代化信息松索的需要。 1 (_)总指导思想 简化整理、深化检索 淞在电子丈件肘代，检索是计算机自动智能检索， 是“点对“点一步到佞的全文检素 涯而传统的档案检索是全索一秦卷?目录一卷内目录 —文件一全文的层层检索 检索第一住、整理第二佞 淞整理是档案工作的基础，检索是档案工作的 目的，检索决走整理，整理服务检索，整理 工作的重心要囲统检索需要而盛开，是否有 利于检索则是检验整理工作的首要标准。 壮整理是使档秦工作有序化的过程，检索则是档 案工作的出发点和工作目的，只有在科学整理 的基础上，检索的查准率、查全率才能接近 100%,档案工作的价值和作用才得以卖现。 1 ?简化整理 简化传统整理工作中不适应现代化检 索要求的方这，体现在整理的各个工作流程中 即：减少、弱化，甚至消夭繁锁、复杂的人工 方式方法，逐步以简化、卖用的现代化的方式 方法取而代之。 ?:?对于收集：可以通过计算机以及削子文件管理糸统 即时采集到齐全而完整的电子丈件； ?:?对于归档：只需要使用勒子丈件管理糸统，以“确定” 和“取请”的方式就能确定削子文件的归档与不归档 ?:?对于分类：只需按照削子丈件管理糸统中著录规则就可 以轻松卖现年度划分、保管期限设定.组织机物划分等 ?:?对于检秦：只需要在削子丈件管理糸统中按类目一年度 —期限进行就可卖现“点”到“点”的直接检索 2?深化检索 （凍化检索”则是色子丈件现代化 管理的前提，即为符合计算机赳子丈件管 理糸统的检素功能需要, 斯有亀子文件著 录要素项日必须全面、屯整、准确 （二丿基本要求 H逻辑归档的削子丈件一般不要求进行整理 ,而物理归档的电子文件必须进行整理。 S电子文件的整理以单份丈件为单住进行，最 大限度地保持历史原魏，便于计算机和电子 文件管理糸统的管理和应用，并与办公旨动 化相适应‘基本卖现了与丈档一体化相迨应 的新型整理方法。 要注意的是：正确理鮮和把握电子文件整理工 簣中“件”的概念，要克服传统意义上组“件 的人为观念，树立电子文件独立而完全意义 上的单“件”的观念：“份”即徑件耨o 第二节色子丈件整理内彖与方这 《归档丈件整理规