档案管理软件的测评.doc

PAGE PAGE 1 档案管理软件测评指标体系研究 郑州航空工业管理学院 祝 洁 摘要：随着档案信息化建设的逐步推进，档案管理软件已经广泛应用于各档案机构，档案管理软件的测评也随之提上日程。本文针对档案管理软件测评指标体系构建的一些理论问题进行探讨，并就档案管理软件的测评指标内容提出初步的意见。 关键词：档案管理软件 测评 指标 档案管理软件，是指各机关、团体、企业事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。 参见国家档案局2001年6月发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》第一章第二条。随着档案的数量日益增长,传统的档案管理方式已经不能满足快速高效的利用需求。许多单位的档案部门引进了档案管理软件来提高档案管理水平,以便更好地为本单位 参见国家档案局2001年6月发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》第一章第二条。 档案管理软件应用作为档案信息化建设的重要组成部分，极大地推进了机关以及企事业单位的档案工作，使档案更好地为机关和企事业单位提供信息服务。档案管理软件功能和性能的齐全优良将影响整个档案工作的效果，对于它的测评结果不仅在单位选择和使用档案管理软件方面起到重要的作用，还可以指导软件开发企业更规范地设计档案管理软件，从前端控制软件的质量和性能。那么，我们如何构建档案管理软件测评的指标体系呢？本文将从软件测评指标体系构建的一些理论问题以及基本指标内容等方面进行探讨。 1 国内外档案管理软件标准化概况 国外对档案管理软件的标准化管理主要是针对电子文件管理软件的设计和功能需求而提出的。2001年10月ISO国际标准化组织出版了ISO15489文件管理标准 参见 参见/iso/en 管理软件的功能标准，这些标准在相关软件开发领域产生了积极的影响。国外较为著名的电子文件管理标准有： （1）美国国防部：DOD5015．2一STD《电子文件管理软件设计评价标准》，Design Criteria Standard for Electronic Records Management Soft-ware Applications 参见 参见http://www.dtic.miL/whs/directives （2）英国国家档案馆：《电子文件管理系统功能需求》，Public Record Office：Functional Requirements for Electronic Records Management Systems 参见 参见.uk/electronicrecords/reqs2002/ （3）欧盟：《电子文件管理模式需求》，Model Requirements for the Management 0f Electronic Records MoReq 参见 参见http://www.cornwell.co.uk/moreq 国内自20世纪90年代开始，计算机软件行业推出了许多档案管理软件产品，它们的应用解决了各个档案部门的一些局部问题，但其功能和性能等方面良莠不齐。目前国内档案管理软件的开发和应用主要存在以下问题：重复性开发低技术含量的软件，同类软件在不同的公司进行着大量的重复性开发；软件设计环节与档案行业的相关标准相脱节，制作欠规范，功能设计带有随意性；软件后继开发和版本更新缓慢；软件产品的测评工作缺乏国家相关部门的有效控制和引导。 国家档案局从1996年开始对国内档案管理软件进行了测评和筛选工作，1997年推荐了首批软件，近些年又重新筛选了一些软件在全国范围内推广。对于相关标准规范的制定这一方面，国家档案局于2001年6月颁布实施了《档案管理软件功能要求暂行规定》，它是目前为止对档案管理软件功能要求最权威的文件。2002年12月4日我国又发布了国家标准《电子文件归档与管理规范》，对电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计等环节提出了具体的要求，这一标准对软件的功能设计有一定的借鉴意义。 2 档案管理软件测评指标体系构建的原则 以档案管理软件设计和管理的目标、原则为依据，档案管理软件测评指标体系构建应遵循目标一致性原则、可测性原则、完备性与独立性原则和可比性原则。 2.1目标一致性原则 　　指标是目标的具体化、行为化和操作化，那么档案管理软件测评就必须充分地反映目标，要与软件的设计、使用目标相一致。除此之外，还要注重软件测评指标体系内各条具体指标的一致性，不能把两条相互冲突的指标放在同一体系中。同一体系内有两条指标相互冲突，说明这两条指标至少有一条是不符合目标的，在实践中，它必然会造成人们操作上的混乱，使评价工作无法顺利开展。 2.2 可测性原则 　　可测性原则是指档案管理软件测评的各项指标既可以通过实际的观察、测量、评定的方式进行度量，