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采购物资验收管理规定
1 目的
为规范企业采购交货的及时性、准确性,提高工作效率,降低运营成本,特
制订本规定。
2 适用范围
本规定适用于 **** 公司采购物资的验收管理。
3 职责
3.1 仓库负责采购物资的数量、规格、品种验收。
3.2 各相关使用、质检部门负责采购物资的质量验收。
3.3 发包采购部负责采购物资的验收入库、换货、退货、索赔等手续的办理。
4 管理内容与要求
4.1 采购物资验收流程
具体操作流程如图 1 所示。
4.2 采购物资验收标准
仓库管理部门及质检部门凭借请购部门提供的 《请购单》、《采购合同》规定
的验收方式及验收标准进行验收。
管理
4.3 采购物资的常规验收
4.3.1 数量、外观验收
采购人员或供应商将采购物资送到公司指定地点验收,由仓库管理员依照
《请购单》及供应商《送货单》进行数量、外观验收,经清点无误后,由仓库管
理员开具入库单,并经仓库主管复核。
4.3.1.1 交货数量超额处理
交货数量超过订购数量时, 原则上应予退回。 特殊情况下, 经公司报集团批
准或授权批准后依照实收数量付款,否则仅依照订购数量付款。
4.3.1.2 交货数量短缺处理
交货数量未达到订购数量时, 原则上应予以补足。 特殊情况下, 经公司报集
团批准或授权批准后依照实收数量付款。
4.3.2 质量验收
4.3.2.1 对零星采购物资,一般由仓库管理部门进行质量验收;对采购金额较
大、技术复杂、 专业性强的采购物资, 由专门的质检部门或技术部门依照质量验
收标准或合同规定进行质量验收。验收合格后,由检验部门在《入库单》上签名
确认或出具《质量验收报告》 。对采购金额重大或重要的采购物资,必要时邀请
审计、稽察人员现场监督。
4.3.2.2 对公司暂时缺乏验收条件,无法实时进行验收,需要在使用过程才能
检验效果的采购项目, 使用部门应在产品的质保期限内使用, 以便采购部门认清
责任,进行采购索赔。
4.3.2.3 对暂时无法进行验收,需要安排一定期限观察实际使用效果的采购项
目,采购部门可在采购合同中以质保金的形式事先约定。 如果在规定的期限内确
无质量问题发生,由使用、质检部门出具最终《质量验收报告》 。
4.3.3 到货通知义务
仓库在进行数量和质量验收无误后, 应及时通知使用部门或计划申报部门前
来领取物品,以保障生产经营顺利进行。
4.3.4 验收勤勉义务
货到公司指定地点后, 特别是货到付款具有验收期限限制的采购项目, 仓库
及相关使用、质检部门应及时进行数量和质量验收。
管理
4.4 紧急采购物资的验收
4.4.1 在生产经营急需情况下,因来不及检验而放行时,应由使用部门填写紧
急放行申请单, 经石化公司报集团批准或授权批准后, 通知仓库办理入库和发放
手续。
4.4.2 质检人员在放行前应抽取样本供检验,并尽快对样本进行检验,如果检
验合格,则继续使用;一旦发现不合格,应立即通知仓库将放行的物料追回,并
反馈采购部门,进行换货、退货及索赔处理。
4.5 不合格采购物资的验收
4.5.1 不合格品的发现
发现质量问题,主要分两种情况:仓库验收时,仓管、质检人员发现质量问
题;仓库验收时未发现质量问题, 但在使用过程中发现质量问题。 采购物资应尽
量在合同规定的质量保证期限内使用。
4.5.2 不合格品的存放
对于检验部合格的产品, 由仓库或质检人员及时通知采购部门, 并将不合格
品放入待处理区,以便区分。
4.5.3 不合格品的处理
采购部门接到仓库或质检人员的通知后,
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