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办公平台系统管理制度 文件编号： 版 本 号： 制作： 徐春明 日期： 20XX年4月26日 审核： 日期： 核准： 日期： 文件/表单变更统计 表号: 日期 版 本 制 作 制修订内容简述 20XX-4-26 徐春明 新建 加强办系统管理，规范各办公平台操作使用，针对企业现有办公系统平台，拟制以下管理措施。 1.企业邮箱 目标：加强对企业统一配置邮箱管理，规范邮箱日常使用，确保邮箱系统正常运行。 范围：要求企业邮箱账号申请步骤，邮箱使用着权利和义务，文件适适用于集团企业各部门。 1.1 企业邮箱申请 1.1.1 企业各分厂、各中心、各部门申请企业邮箱账户必需填写申请单，由申请人提出申请→部门负责审核→分厂\中心审核→行政部门审核→人力资源立案→信息中心审核后给予开通。申请单（见附表1）必需填写具体需求原因。 1.1.2 企业邮箱仅限分配给频繁和外单位有业务往来职员，和副部级以上管理人员。 1.2企业邮箱账号管理 1.2.1 企业邮箱账号分配管理，包含账号新增、修改、删除由信息中心邮箱管理专员进行操作。 1.2.2 邮箱管理员在进行邮箱账号操作处理时必需有依有据，严禁私下进行账号调整。 1.2.3 人力资源建立企业邮箱账号明细账。离职人员在办理离职手续时，依据明细账查询是否存在企业邮箱账号，存在账号应立即通知信息中心进 行账号处理。 1.2.4 离职人员邮箱自离职日期起，邮件内容保留30天，账号及密码由信息中心保管，需查阅该邮箱内容需填写联络单，并由部门责任人进行审核。 1.2.5 因为实际业务调整不再需要邮箱，需由职员所在部门责任人审核确定无关键信息后，方可注销。 1.2.6 信息中心每个月月底进行一次用户账号和人力资源台账对比，差漏进行立即调整。 1.3 企业邮箱使用管理 1.3.1用户必需遵守相关法律、法规，不得复制、公布、传输任何法律严禁有害信息。 1.3.2 不得利用邮箱服务危害企业安全，泄露企业机密。 1.3.3 不得利用企业邮箱对外发送垃圾邮件，影响企业企业邮箱正常运行。 1.3.4 企业邮箱账号专员专用，不得私自转借她人使用，不然造成文件损失由账号归属人负责。 1.3.5 企业邮箱只能在本企业使用，不准其它企业人员使用，发觉违反将严厉处理，视为泄露企业机密。 1.3.6 企业邮箱仅作为业务往来中信息传输使用，严禁将其作为活动存放使用，信息中心不提供邮箱管理备份，必需将关键资料下载保留在当地磁盘。因为未立即保留造成关键信息丢失，责任由用户自己负担。 1.3.7 对于部分论坛或门户网站注册用户包含到需邮箱认证，严禁使用企业邮箱注册（轻易被垃圾邮件攻击。） 1.3.8 为确保邮箱账户安全性，标准上要求用户最少一个星期为一周期进行密码更换。 2.办公平台 目标：加强对信息系统管理,确保企业信息系统正常运行,预防多种原因对信息系统造成危害,严格信息系统授权管理,确保信息系统高效、稳定运行。 范围: (一) 办公平台账号管理、账号权限分配、使用者权限义务 （二）包含财务系统、生产管理系统、OA、品管系统等 （三）适适用于集团企业 2.1 平台账号申请 2.1.1 企业各分厂、各中心、各部门申请信息平台账号时必需填写申请单，并由对应管理部门进行审核。审核经过才给予开通账号和权限。 2.2 平台账号管理 2.2.2 各系统平台操作员账号统一由信息中心管理，包含账号开通、修改、删除等操作。 2.2.3 信息中心在进行账号开通、修改、删除等操作时，必需有对应申请表或联络单，没有经过审批单据或无单据，信息中心可拒绝其要求操作动作。 2.2.4 权限申请审批由对应管理部门进行审核，信息中心无权限私自更改用户权限，全部权限调整全部依据经过审核申请单进行操作。 2.2.5 因为人员岗位调整，人职员作分工变动造成系统操作权限变动，各部门责任人必需立即通知信息中心进行账号权限调整，不然造成数据差异或数据外泄责任，由部门责任人负担。 2.3 平台使用管理 2.3.1 信息中心负责对各办公平台管理，确保系统正常运行，负责系统数据维护和数据备份工作。 2.3.2 信息中心对各部门进行技术支持，处理用户在使用过程中出现问题。包含用户端故障、系统异常报错、用户操