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阿里集团办公室管理培训 ------- 办公室管理培训精品篇 办公室管理和设置 Ⅰ。办公室管理基础知识 办公室管理的概念 所谓办公室管理，就是对办公室的构成条件及其信息服务活动进行计划、组织、指挥和控制的活动。管理的核心内容是采取一系列有效的手段、技术、方法、制度，从而最大限度地调动办公室工作人员的积极性与主动性；管理的目的在于实现包括制定计划、组织实施、指挥协调、监督控制诸环节在内的整 个过程的总体目标优化， 从而尽可能提高办公室的运行效率， 最大限度地实现办公室的工作目的。 办公室管理的内容 接收信息 (2) 记录信息 (3) 处理信息 (4) 传递信息 办公室管理的职能 和任何社会管理一样，办公室管理也具有二重性，即维护生产关系和组织 生产力， 提高工作效率。 在这里， 我们着重从后者出发谈谈办公室管理的职能。 从组织生产力 (办公室所拥有的人、财、物 )角度看，办公室管理总是以制 定切实可行的计划为起点， 通过对办公室诸要素的组织和对人们的各项活动的 指挥与控制，使整个办公室的活动协调发展，最后以实现办公目的 (计划目标 ) 为终点，构成一次循环；然后，在此基础上再提出新的目标，开始新的循环。 办公室管理培训 -- 这种周而复始的循环过程就是办公室的管理过程。这个过程的顺序是既定的， 但每一次循环的目标和具体内容却不是简单地重复， 而是根据不同的时间、 地 点和条件加以变化。 正是由于管理过程的不断重复和各环节在时间、 空间上的并存和继起，才使得办公室管理的任务和办公目的得以顺利实现。 Ⅱ。办公室的机构设置 办公室机构设置的要求 一个良好的系统或组织机构必须具备三个条件： 一是必须明确规定各成员的职务分工及其范围； 二是根据职务规定责任与权限的分配，明确各职务间的相互关系； 三是必须与公司系统的性质、规模相适应。从而使所有成员在这组织中有一个协调的工作环境，每个成员都能为完成系统的目标很好地作出自己的努力。 办公室的性质和地位决定其必须从全局出发协助领导去解决问题。 这是因 为办公室是直接为领导工作服务的一个部门， 办公室工作好坏直接影响领导决 策的正确程度与贯彻执行决策的全部过程。 这是办公室与其他业务职能部门不 同之处。 Ⅲ。办公室人员配备 配备原则 由于办公室是为领导开展工作而设置的辅助性机构，因此，在选择和配备 人员时，必须突出精兵简政、优化组合、健全制度、优质服务等原则。 精兵简政原则 从现代行政管理来看，只有精干的人员组合，才能有效地提高办公室工作 办公室管理培训 -- 效率，使上情下达和下情上达，以及前后左右的联系渠道畅通无阻。通常一个 较小的组织和单位， 办公室人员应当限制在 5 人以内， 稍大一点的单位也不宜 超过 10 人。 优化组合原则 表现在工作安排中，是根据各人的长处和优势，进行合理分工，要求相互 配合，强调从全局着眼通力合作。 健全制度原则 办公室工作承办各种行政事务，涉及面非常广泛，包括许多有关组织和个 人的利益及荣誉的具体问题。应当建立健全严格、细致、明确的规章和制度， 使办公室人员工作有章可循。 即便规章中有不尽合情合理的内容， 也应当在执 行中发现问题，及时向领导提供合理化建议。而不应借口拖延甚至放弃工作， 更不能凭主观情绪和旧有经验对制度和规章视若无睹。 优质服务原则 办公室作为领导工作的辅助机构，主要也是服务，怎样提供优质服务应当 是办公室人员明确的指导思想和信念。 优质服务应主要把握三点： ①平等。要求办公室人员对领导和基层员工一视同仁，确立对上负责和对 下负责实质是一致的观念。 ②及时。办公室承办的行政事务大都具有时效性、临时性等特点，要求办 公室人员具有时效意识， 努力提高工作效率， 使办公室工作正常运转并取得成 效。 ③严格。办公室工作头绪很多，事务庞杂，容易导致“跟着感觉走”的倾向，应当严格按照规章办事，防止发生不讲原则、亲疏有别的现象。遇到问题多请示汇报，主动向其他部门请教和协调。 基本要求 办公室管理培训 -- 办公室的特殊地位，决定了对办公室人员的素质要求，主要是忠诚可靠、 谦虚好学、工作勤奋、廉洁奉公。 忠诚可靠 办公室人员为领导工作提供辅助，是领导的助手和参谋，岗位的重要性不 言而喻。 办公室人员在工作中经常接触领导、 组织会议、 处理公文、 保管文件、 对外联络及处理内部事务等等， 耳闻目睹大量的机密信息， 必须自觉防范失密、 泄密的发生。 谦虚好学 办公室是公司的窗口和门面，其人员则是领导身边的“近臣” ，被人视为领导的代表或代言人， 直接关系领导的形象和威信。 办公室人员应充分认识自己所处的特殊位置， 尤其注重谦虚谨慎， 平等待人， 尊重他人， 不能前倨后恭，傲气临人，以势压人。不因认为自己掌握情况多、接触事物早而沾沾自喜，而 要自觉地向群众学习， 向