文件记录管理制度.doc

文件 3 记录管理制度 第一章 总则 第一条 为了对诚信管理记录与证据进行控制， 确保记录的可追溯性， 为了证实管理制度有效性和为审核提供证据，为了完整保存用以解决争议的各类证据资料，特制定本制度。 第二条 记录管理的主要责任部门是信用管理部。其它相关部门和人员配合。 第二章 记录与证据管理 第三条 信用管理部应建立记录清单，以方便检索。每一个制度的记录清单都应记入该记录清单。 第四条 协会各部门和工作人员应有证据意识， 应注意保存各类证据资料。 证据资料是指对确定权力、义务和责任有重要证明力的资料。 第五条 每一制度文件，都应明确与其有关的记录，并尽可能明确记录格式。 第六条 记录可以规定保存期，对于规定保存期的资料，应在设计记录格式时明示保存期限。 第三章 记录的销毁 第七条 过了保存期的记录资料经总裁批准可以销毁，销毁应有销毁清单。 第四章 本制度的评价与完善 第八条 制度的定期评价。每年于 9 月 1 日之前，对本制度进行评价，评价的内容是：本制度的作用与意义，本制度存在的问题与不足。然后根据评价的结果，完善本制度。 第九条 制度的不定期评价。 协会内每一位员工和每一个部门均有权提出完善本制度的建议， 建议应当详细 说明完善的理由、必要性和可能性，建议一般采用书面形式，也可采用口头形式，采用口头形式的，信用管理部应根据口述内容制作书面的建议书。信用管理部接到制度修订建议后，立即向总裁汇报，由总裁决定是否修订或召开专门会议讨论修订建议。 第十条 制度评价后， 如需要完善， 填写《文件更改申请表》 ，经原批准人或其继任者批准后执行文件更改。 第五章 责任追究与奖惩措施 第十一条 违反本制度第四条规定的工作人员，将给予警告、通报批评的处分，性质与情节严重的，将记入违规人员的个人信用档案，或者进行公开投诉或永久曝光。 第十二条 违反本制度第六条的工作人员， 将给予行政降级的处分， 性质与情节严重的， 将记入违规人员的个人信用档案，或者进行公开投诉或永久曝光。 第六章 记录 第十三条 本制度使用的记录有：《制度评价、完善与反馈表》、《奖惩情况表》、《发文薄》、《文件更 改申请表》 ，格式见文件管理制度； 《信用监督体系记录清单》 和《信用监督体系文件 （记录）销毁清单》 ，格式见附件。 第七章 附则 第十四条 本制度自发布之日起实施。 第十五条 本制度由协会信用管理部负责解释。 附件 1 记录清单 记录编号： J00 保存期限：永久 序号 记录名称 记录编号 使用部门 记录出处 保存期 附件 2 文件（记录）销毁清单 记录编号： J01 保存期限：永久 文件名称 文件编号 销毁原因 销毁日期 批准人 监销人