3-基建工程文件归档要求与档案整理规范.pdfVIP

基建工程文件归档要求与档案整理规范 1总则 1.1 为了规范彭水水电站基建工程档案案卷格式，明确归档文件质量要求及档案分类、整理原 则，特制定本办法。 1.2 本办法适用于彭水水电站基建工程档案的收集、整理和移交。工程各参建单位均应遵照本 办法执行。 2依据文件及术语 2.1 依据文件 2.1.1 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002） 2.1.2 《大唐国际发电股份有限公司档案案卷质量规范》 2.1.3 《大唐国际发电股份有限公司档案目录格式标准》 2.1.4 《档案工作基本术语》（DA/T1-2000） 2.2 术语 2.2.1 原件 original document 最初产生的区别于复制件(2.2.2)的原始文件。 2.2.2 复制件 copy; duplicated document 即复印件，指与原件(2.2.1)内容相同的复制品。 2.2.3 正本 official text 有规范格式和生效标志的正式文本。 2.2.4 副本 copy; duplicate 再现正本(2.2.3)内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。 2.2.5 整理 archival arrangement 按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目(2.2.10)，使之有序化的 过程。 2.2.6 案卷 file 由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 2.2.7 立卷 filing 将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷(2.2.6)的过程。 2.2.8 卷内备考表 file note 卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。 2.2.9 档号 archival code 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 2.2.10 编目 cataloguing ;description 按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。 2.2.11 案卷目录 folder list;file list 登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。 2.2.12 卷内文件目录 innerfile item list 登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。 2.2.13 密级 security classification 档案文件保密程度的等级。 2.2.14 归档 filing 办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理(2.2.5)交档案室保存的过程。 3 归档文件质量要求 3.1 文件内容 3.1.1 归档文件的内容必须是实际情况的真实反映。文件中的文字、数据、图形等内容，必须真 实描述当时当地的实际情况。 若有特殊原因（例如笔误）要对原件内容进行修改的，要在监理工程师同意的前提下，用杠改的 方式进行修改。杠改要借助直尺，用笔在原字迹上划一条横线，再在傍边空白处工整地书写新修改的 内容。 杠改后，在修改痕迹傍边空白处由修改人签名或加盖私章。 禁止使用涂改液，禁止用笔在原字迹上乱画。 3.1.2 归档文件的内容必须是实际情况的准确反映。文件中的文字、数据、图形等内容，必须准 确地描述当时当地的实际情况。 应该用具体数据填写的表格，不得用文字代替。 由有关负责人或监理工程师签字的地方，要签署全名，不得只写姓。签名要清晰易辨，不得书写 潦草或者写艺术签名。 3.1.3 归档文件的内容必须是实际情况的完整反映。文件中的文字、数据、图形等内容，必须完 整地描述当时当地的实际情况。 应该填写完整的表格，不得无故留有空白单元格。凡因实际情况不需填写的单元格，要用直尺画 斜线将该单元格的左下角和右上角连接起来（如图： ）。如果大幅面出现这种情况，可 加盖“以下空白”章。 凡需负责人或监理工程师签字的地方，要签字完备，不得空白。 针对具体项目的文件或表格（如各种施工验评表），要在表格内容中将工程名称及具体部位填写 清楚。分部工程验收会议签到表要在表头中打出该分部工程名称。 3.1.4 归档文件的内容必须系统、齐全。