XX物业质量记录控制程序.docxVIP

XX物业质量记录控制程序 1目的 对质量管理体系所要求的记录予以控制。 2范围 适用于为证明服务符合要求和质量管理体系有效运行的记录。 3职责 3.1质管部负责监督、管理各部门的质量记录。 3.2各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的质量记录。 3.3管理部档案室负责保管超过一年的质量记录。 3.4各部门负责人负责批准本部门编制的质量记录格式。 4程序 4.1各部门资料员负责收集、整理、保存本部门的质量记录。 4.2质量记录的标识编号 质量记录的标识编号按《文件控制程序》执行。 4.3质量记录填写 4.3.1质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不 得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将 该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。 4.3.2如因笔误或计算错误要修改原数据， 应采用单杠划去原 数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或 姓名及日期。 4.4质量记录的保存、保护 4.4.1各部门的资料员必须把所有质量记录分类， 依日期顺序 整理好，存放于通风，干燥的地方，所有的质量记录保持清洁， 字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的 记录交档案室保存。 4.4.2质管部编制《质量记录清单》，将公司所有与质量管理 体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号 （版本）、保存期等内 容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本。各部门应 将本部门使用的《质量记录清单》作为部门工作手册的附录，并 汇总本部门的质量记录原始样本。 4.4.3质管部每3个月要检查一次各部门质量记录的使用、 管 理情况。 4.5质量记录发放、借阅和复制 a） 各部门填写《文件发放、回收记录》，向质管部领用所需记 录空白表； b） 各部门保管的质量记录应便于检索，需借阅或复制者要经 相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》 ，由记录管理 人登记备案。 4.6质量记录的销毁处理 质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由档案 室主管人员填写《文件销毁记录》，交质管部审核，报管理者代表 批准，由授权人执行销毁。 4.7记录格式 4.7.1各部门的质量记录格式，由各部门经理负责组织编制， 部门经理审批，交质管部备案。 4.7.2各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改， 执 行《文件控制程序》有关文件更改的规定。 5相关文件 《文件控制程序》。 6质量记录 6.1《质量记录清单》。 6.2《文件发放、回收记录》。 6.3《文件借阅、复制记录》。 6.4《文件销毁申请》。