XX集团企业OA办公系统立项报告x.pdf

XXX 公司 OA 系统项目立项报告 XXX公司 企业 OA办公系统立项报告 1 XXX 公司 OA 系统项目立项报告 第一章 OA项目建设背景介绍 1.1. 协同办公（ OA）的定义 办公自动化通俗的理解为无纸化办公，网络化办公、电子化办公，本意为利用网 络技术的手段提高办公的效率， 进而实现办公的自动化处理。 对企业办公方式的改变和 效率的提高起到了积极的促进作用。 办公自动化解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转效率 的基本问题， 范围涉及日常行政管理、 各种事项的审批、 办公资源的管理、 多人多部门 的协同办公、 以及各种信息的沟通与传递。 可以概括的说， OA 软件跨越了生产、 销售、 财务等具体的业务范畴， 更集中关注于企业日常办公的效率和可控性， 提供企业决策依 据，是提高企事业分子公司整体运转能力不可缺少的软件工具。 1.2 XXX公司办公现状 1) 网上办公完全依靠邮件系统，工作沟通、传送效率低。 基于公司与下属各子公司异地办公特点，公司在行政办公方面所使用的技术手段 还仅仅停留在电话、传真、邮寄、邮件等传统方式，工作效率非常低下，并且使得部门 之间联系沟通不够顺畅， 企业内部形成了一个个信息孤岛。 公司向子公司传达文件花费 一整天甚至几天时间的现象十分普遍， 遇到需要下属子公司反馈 （如汇报数据等）的工 作，则周期比较长， 且容易出现差错， 对人力资源应用造成极大浪费， 公司公司和各子 公司利用信息技术革新办公方式的呼吁十分强烈。 因此为了提升公司管理， 促进公司发 展，需要建设一套符合上海某公司公司股份自身特点的办公自动化系统， 利用网络技术 打破地域时空的限制，实现公司与各分子公司、各部门跨地域、高时效地协同工作。 2) 文件归档、存储与检索差，安全无保证 目前公司的文档大部分是电子文档，文件的归档与存储基本没有管理，很多文件 在部门或个人邮箱存储， 归档基本依赖行政部门进行， 不便查询使用， 一旦发生人员变 动，就可能造成损失。文件的权限（修改、阅读、打印、保存等）没有任何保护，每个 能接触文件的人员都可完全拥有所有权限， 且对文件的操作没有任何痕迹记录。 这样的 传递管理致使重要文件随时都有可能被复制、 打印、修改并通过邮件传送出去。 如果没 2 XXX 公司 OA 系统项目立项报告 有发生重大泄密事件，完全仅依赖于员工的品质是目前并不可靠的技术保障。 公司核心资料，如证照、股东会、董事会、章程管理混乱，无版本控制，经常造 成信息失真。 且此类资料很多由城市或项目公司自行管理， 公司因业务需要时才通过电 话或邮件方式获取，严重影响决策工作开展。 3) 公司内部组织框架复杂，办公效率低下。 由于公司企业的特性，组织框架过于复杂，人员变动极为麻烦；庞大的信息没有 条理性的梳理， 不知如何做到有效的梳理， 寻找资源也过于缓慢。 由于公司的多管控模 式，公司层面的战略、 目标、绩效的制定下发都靠人为线下处理， 过程长， 准确度不高。 后期的执行监控和信息反馈也过于缓慢。 这样严重影响公司型企业的可持续发展。 很多 公司企业最头痛的事情就是组织架构调整，