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招商会流程细节安排
此细节安排表,依照“招商会流程总表” ,对于总表各项工作中,需注意方面以及细节方面加以详细说明,特定此细节。
一、目标确认:
A. 主题及会标定义:
成功的招商会议是企业打开区域市场或者全国市场中很关键的环节, 一方面企业可以通
过招商会议, 向潜在或者意向客户传递产品、 营销、代理优惠政策等信息, 以吸引客户加盟,
使我们通过这样有效的渠道拓展市场。另外招商会也是树立企业品牌与宣传的很好方式。
策划招商会首先要确定一个好的主题,然后拟定会议时间和地点。招商会是个系统工程,分会前、会中、会后三个阶段,每个阶段又分为许多步骤,环环相扣、紧密连接。所以需要整体团队具有高度的协作与执行能力,才能使会议达到理想的目的。
关于主题设置宗旨 :展示产品特点及公司实力 ,树立经销商信心 ,促成潜在客户签单。
二、流程设计:
整体流程设计:
参照“招商会流程总表”
B.招商会期间流程设计:
参照具体当日当时“招商会日程安排表”
三、讲师、地址确认:
主持人、讲师、嘉宾确认:
主持人工作要求
1、 主持人必须提前熟悉会场、会议主题、内容等;
2、 会前先宣布会议程序和会议须知,并将注意事项进行公布;
3、 拟定每位嘉宾的经历与职务简介,当嘉宾上台前进行介绍;
4、 致辞结束后用简单的总结发动来宾为嘉宾鼓掌;
5、 事先准备好活跃会议期间的话题、活动;
6、 主持人的煽动性和会议的气氛息息相关。
讲师工作要求
待定
嘉宾确认及站点确认
1、 为了方便来宾确认,确认方式分几种情况:传真确认,电邮确认,信函确认,电话
口头确认。需接站的来宾应提供移动通讯方式,以备急用。
2、 无论是推荐还是通过其它信息来的客户,对其前来的意向一定要有个大概的认识,
省代理、 市代理、 区县级还是兼职拓展者, 只有明确后才方便我方进行有效的拓展与分组工作。尤其是信息来源一项一定要询问清楚,避免出现拓展奖励纠纷。
3、 来宾出发前再进行一次电话沟通,确定中途方式 /到达时间 /是否安排接站,并再次
强调会场地址及乘车路线。
4、 接站人员凭接站名单确认接站人员并统一制作接站牌, 选择结实耐用的材料,牌上写有明显的识别文字如: “成都市嘉洲新型防水材料有限公司招商会接站处”有些航班或车
次经常出现晚点,所以最好安排站内接站人员长时间等候。
B.招商会会场地址确认:
会场地址确定主要考虑一下方面
1、交通便利;
2、在当地比较知名;
3、具备同时开会、住宿、就餐的条件;
具体注意事项如下
1、住宿要求:以双人标间为主,无噪音,会务组安排在楼层首间或便于查找的位置,
根据到会数最好给会务组安排四个房间, 便于沟通; 与酒店楼层或总台服务人员事选沟通好
会议期间几点定时拔打叫醒提示电话 /用餐电话 /会前通知;避免分散住宿,所有房间要集中安排;提前将房间钥匙领取至会务组,来宾到会务组登记后领取房间钥匙。
2、就餐要求:就餐环境清洁卫生,能满足参会人员同时用餐的需求,每张餐桌是有餐
桌号,便于分组后确认。就餐按酒店标准适当安排,原则是早餐、中餐自助,晚餐按 10 人
台计算,招商大会后答谢晚宴,菜可适当增加,酒水以啤酒或红酒为主。
3、会场的费用的结算:专人负责和一人签字负责制,一定要和酒店负责人协商好,钥匙各个参会的客人一定要交押金给会务组,便于管理。
四、人员分工:
A. 制定“岗位职责一览表” ,明确人员分工责任、完成度、各岗位所需物品统计;
人员分组与协调
1、分组的原则:分工和协调次序明白,首先是分工,完成自己份内的工作任务,其次是
配合其他组的需要, 千万不可发生自己的活没有干完, 却忙这去干不属于自己的工作, 结果
出现了即没有耕好别人的责任田, 也没有种好自己家的自留地。 在自己本职工作做完或不忙
的情况下应主动配合别的部门工作。
2、分组的设置:
总指挥:一般有公司老总或者副总担任,主要是会议前期的组织、后期服务和总协调;
副总指挥: 这个岗位是最重要的,是执行总指挥,负责左右细节的安排和处理,同时注
重会议议程科目和时间安排,市场业务处理;
会务组组长: 一般有策划部经理担任或者市场部经理担任, 要求心态平和, 熟悉各个代
理商的情况。负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理、
各个成员的分组、突发事件的处理和协调。用餐协调、与酒店的事务性安排,参会人员的往
返接送等;若人员充足可在会务组中再设登记、接站两组;
会场组:会场秩序的调节、摄影、摄像、讲课进程的安排、会场现场的业务处理、会场
气氛的营造;
后勤组:票务安排、会议各种费用结算、支付等;
沟通组: 这个组责任最重, 一般有分管区域经理或者市场部经理担任, 成员是熟悉市场
和具有谈判能力的人,负责参会人员的名单整理、分组、就餐安排、合同资料、与会人员的事务
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