档案管理行档案管理工作指引.docxVIP

办公档案管理工作指引 简 介 编制本手册主要目的是给予 物业管理公司各级员工工作 中参考，尤其是指导 物业管理公司办公文件及档案管理。 本手册内容基于 物业管理公司环境条件不同，故实际施行细 节可允许作部分变动，但由公司指示而定。 本手册内容主要分四大部分： .物业管理公司档案管理制度 二.物业管理公司档案保管 三.物业管理公司日常规范文本 四.物业管理公司发函及通告规 1 Ref.:CQ/档案管理 物业管理公司档案管理制度 一、 物业管理公司档案管理规定： 1. 公司各物业项目的档案资料规定由 物业管理公司主管(包 括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。 有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。 3. 物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。 物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。 5. 物业管理公司档案在历任主管调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。 6. 物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。 因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。 公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符合要求的保管责任人将作适当处分。 公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对公司管理有重大影响及损害公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。 2 二. 物业管理公司管理保密规定： 在工作范围获有关的公司内部资料，业主、用户单元和物业管 理处员工个人资料及其内所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。 业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。 公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务。 因工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐蔽放 置，不得张贴于显眼处，不得外泄。 公司制定的各类规章制度及工作指引，由公司统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅( 须办理借阅手续)，每次限时一周。实行借阅目的为指引员工工作及员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。 发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。 员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业户保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。 员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。 3 物业管理公司档案管理 一. 公司档案资料： 1、 公司验收档案： 大楼土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料) ； 大楼设施设备之质检、消防、劳动局、技术质量监督局、公安及音像管理等部门验收合格文件； 大楼机电设备保养合约； 大楼公共区域设施设备验收记录(管理公司)； 大楼公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司) ； 单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司) ； 2、 公司二次装修档案： 用户单元二次装修图则及审批手续； 二次装修期间管理处监督检查资料； 3、 业户资料： 大楼入伙情况记录； 大楼业主( 租户)情况登记(包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等) ； 4、 公司管理文本汇编： 管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册； 公司各类管理规章制度及装修规定等； 公司各项管理分包合约； 5、 公司设备维修保养类： 各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施； 各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录； 主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录； 物业管理处有用户维修报修单，维修后应有回访记录； 4 6、 公司设施设备检测类： 变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录； 电梯要有技术质量测检局合格证书及年检报告； 生活水箱要定期清洗消毒并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明； 避雷系统应有定期检测报告； 应有定期沉降检测报告； 消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录； 其它设施设备检测记录资料； 7、 公司下属物业管理处运作类： 公司物业管理处正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电