工程项目部签章、来往函件起草、送达注意事项!.docVIP

工程项目部签章、来往函件起草、送达注意事项！ 【优质文档首发】 一、工程函件 ( 一 ) 需要发函的几种情形 1．催告对方履行义务。 如催甲方支付工程款， 催甲方定材料品牌、 材料价格， 催甲方尽快审核结算 书，催监理方或甲方进行验收等。 2．向对方提出意见、异议、建议。 如对甲方的指令提出不同意见， 对甲方函件有异议， 或对监理工作、 监理发 文有意见等。 3．向对方提出请求、要求。 如请求甲方给予支持，提前支付工程款，请求监理给予工作指导等。 4．向上级或主管部门汇报工作。 如向上级公司汇报近期工作安排，向主管 部门汇报工作等。 ( 二 ) 几种主要函件的写法 1．催款函。 催款函是用来催促甲方支付工程款的函件，在建设工程中比较常见。 首先，应注意函件名称要一目了然， 应能准确反映函件内容， 如请尽快支付 2007 年 5 月进度款的函，请尽快支付工程款的函； 其次，函件内容要简练明确， 应写明应支付时间、 应支付的金额和应支付依据，如根据合同约定，贵司应在 年 月 日前支付上月进度款 元，但贵司至今未支付； 再次，函件内容要反映相关事实，如只写催要款项，函件内容就比较单薄， 建议可视情况写上催款过程，如我司已于 月 日、月 日发函至贵司催促， 如写因欠款已导致工程停窝工的情况等等； 最后，要注意把握函件的语气， 在双方关系比较良好的情况下， 要注意催款 函语气不要过于严厉，应真诚、恳切，避免矛盾激化。 2．催结算函。 催结算函是用来催促甲方审核结算的函件， 在建设工程中也比较常见。 写催结算函应注意： 首先，发函要及时， 当发现甲方在约定的结算期限内没有完成时， 应立即发催结算函； 其次，内容要全面，函中应对送审时间、送审价格描述清楚，如年 月 日我司将结算书送交贵司，送审价 元，如己进行部分审价，则应对部分审价过程也作个描述； 最后，观点要明确，应写明审价时限及依据，指出对方己违约，如合同约定有超出审价时间以送审价为准的约定，则应在函中写明，以送审价为准，要求对方按送审价支付工程款，切勿在此情况下又给予对方宽限期限，否则错过以送审价为准的最佳时机。 3．通知解除合同函。要求解除合同函是当合同约定解除事由出现或法律规 定的解除事由出现时，一方向对方发出的通知解除合同的函件。施工人向对 方发出解除合同函应注意： 首先，发函要慎重， 发函前最好征求律师意见， 慎重考虑发函依据及发函可 能造成的后果； 其次，内容要有依有据， 通知解除合同函应写明解除合同的合同依据或法律 依据，还应写明解除合同的事由经过，写明因为该情况的发生所以才达到解 除合同的条件； 最后，要按照法定或约定程序，注意根据《合同法》第 94 条给对方宽限期， 故若施工单位因甲方欠款要求解除合同的，应事先催告，给予对方合理的宽 限期。 另外施工单位在所有发函中应注意，不要为眼前利益而自认违约或其他不 利，而成为今后向对方索赔的隐患。如有的施工单位为了让甲方提前支付工 程款，情愿按对方要求在函件或报告中自认工期、质量等错误；更有甚者， 由甲方写好函件，施工单位直接盖章了事，孰不知这正中甲方圈套，在日后 纠纷中就成为一份最直接的违约证据。 ( 三 ) 发函的签收、确认与保留 发函的签收应以今后可作为证据使用为原则，注意保证其证明力。 第一，应注意函件的形式。 函件如有多页，应注意盖骑缝章，避免调包换页。 第二，应注意函件的签收形式。 函件的签收应直接在函件上签收， 写签收人及日期， 不要只采用签收本签收的方式。因为签收本上只记录函件名称，而且有时记录的函件名称与函件真 正名称不一，或者函件名称无法反映内容的，有的施工单位根本不写函件名称，只写一个字函，这样根本无法证明对方签收的内容是什么。第三，应注意签收人身份。 函件签收人应注意最好由合同约定的签收人、 或对方代表人、 或指定收发人签收，以便于今后证明其身份。 因为案件中常有当事人否认签收人为其员工，对签收人身份不认可的情况，故为确保函件签收效力确定，最好应由上列人 签收，如上所列人不能签收的，则应注意需有其他相应文件能证实签收人的身份。 第四，如遇对方拒签时， 可采用快递到对方工商注册地址、 法定代表人收的形式。 此时应注意快递单上写明文件内容、页码；若是比较重要的文件，如结算书等，则建议采用公证快递的方式。第五，应注意保留原件。 函件的一个重要作用是万一有纠纷时作为证据， 而证据则必需有原件， 如无原件则无法辨别真伪，故施工单位应保留好函件签收的原件，作为工程档案长期保管。 ( 四 ) 收到函件的处理 1．签收确认。 应做好签收记录，包括签收时间。 对于签收的函件应充分重视， 所有来函应 保留存档以备查询。 2．如有异议应及时回函。 对来函中所述内容如有异议的，则应及时回函澄清，表明观点。 3．如对方又回函