人力资源专业文书写作与管理 文书档案管理 2-2档案整理.pptxVIP

;;认识档案整理;;档案整理的单位;档案整理的类型;;1整理档案必须保持文件之间的历史联系;2整理档案应该充分利用原有的基础;3便于保管和利用;想一想;按“卷”整理;;区分全宗;全宗概念;1区分全宗;印章鉴别;1区分全宗;1区分全宗;1区分全宗;1区分全宗;全宗内档案分类;2全宗内档案分类;选择分类方法;全宗内档案分类的一般方法;文书档案分类方法;复式分类法的选择;分类方案的编制;档案的归类;档案的归类;档案的归类;立卷;所谓立卷,就是文书部门或业务部门对办理完毕的文件,将其中有查考保存价值的,按???它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。 立卷工作的内容包括： 组成案卷 拟写案卷标题 卷内文件的排列与编号 填写卷内文件目录与备考表 案卷封面的编目与案卷的装订;组卷的方法;即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等文件组合成一个案卷。;即将同一作者制发的文件组合成一个案卷。;即将相同名称的文件组合成一个案卷。;即将针对同一年度或同一时期（相同时间段）的文件组合成一个案卷。;即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复性函件组合成一个案卷。;将内容反映同一地区的某些文件组合成一个案卷。;拟写案卷标题;;;卷内文件目录揭示了卷内文件的来源、内容、形成时间和成分等,便于对归档文件的查阅和统计。;;卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间、人员情况以备查考的记录。;案卷封面的填写;全宗名称,即立档单位名称,全称或简称;;法院档案封面;案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物 对破损的文件材料应进行修裱 字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷 对幅面大的纸张要折叠;三孔一线;文书档案的主要构成部分;诉讼档案的主要构成部分;;由目录说明、案卷条目、封皮、备考表构成。一式三份,一份留文件管理部门备查,二份随档案移交档案室。;按“件”整理;《归档文件整理规则》;（一）装订;文件正本与定稿为一件;来文与复文为一件, 经过若干层次办理的来文复文,超过两件的,则将所有的来文、复文分别作为一件;转发文与被转发文为一件;会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的,一本为一件);成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件;报表、名册、图册等按其原来装订方式一册（本）为一件,未装订的式样同一的表格,以一定的单位组合,可装订在一起作为一件;（一）装订;（一）装订;转发文在前,被转发文在后；复文在前,来文在后；;文件定稿如果是计算机打印的,没有修改笔迹,与正文内容一致,只将文头纸或者领导签字的一页附在正本之后归档;（一）装订;三孔一线;缝纫机装订;成册不易拆封且未使用铁钉的,可保持原貌不变。;（二）分类;（三）排列;（三）排列; 1、按“问题－－年度－－保管期限”分类的文件排序： 党群类 2002年 永 久, 长 期, 短 期。 （件号） １-ｎ, １-ｎ, １-ｎ。 2003年 永 久, 长 期, 短 期。 （件号） １-ｎ, １-ｎ, １-ｎ。 行政类 2002年 同 上 2003年 同 上;2、按“年度—保管期限”分类的文件排列;（四）编号;归档章格式和填写 ; 全宗号：档案馆给各立档单位编制的代号,没有代号的可以暂时不填。 年度：以４位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如二○○一年表示为“2001”,不能简化为“01”。 室编件号：档案室在分类方案的最低一级类目（即机构或问题）内,按文件的排列顺序从１开始逐件编号,不同类目不能混合编号。 保管期限：归档文件保管期限统一为永久、长期、短期标识。 机构或问题：按机构分类的,用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称；按问题分类的,用中文填写类目名称,例：党群类、行政类。企业在归章中的问题可以填写原大类代号。 馆编件号：到进馆时按进馆要求填写。 总页数：每件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面统计,批文单与文件一同归档的,应加上批文单的页数。总页数用阿拉伯数字填写。;总页数;（四）编号;包括责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项。 ;件号：填写室编件号。 文号：填写文件的发文字号,一般照实抄录。 如：苏政发〔2005〕13号。 责任者：文件的发文机关或署名者,可用通用简称。 题名：无标题或标题不规范的,可自拟,并加 [ ]。 日期：填写文件的成文日期,以8位阿拉伯数字标注。