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Word批量打印信封 如果你在做这样的工作：为每个客户打印信封、为每个员工打印工资条、为每个学生 打印证书、向每个参加会议的人发送电子邮件 ?…就会被庞大的数据量导致的巨额加班 工作彻底吓倒：客户的数量可能是几百个甚至上千个，每个人的地址都不一样；员工 的数量也不少，每个人的工资都不一样；学生的证书包含的姓名、考试科目等都不一 样；参加会议的人到会时间和住宿安排各不相同 ??…尽管公司的数据库或 Excel表中已 经有了现成的数据，可是，要基于这些数据制作各式各样的文档、邮件或报告，用复 制/粘贴的老办法吗？没有人会傻到这种程度，准备熬几个通宵来做这样的重复工作。 当你遇到繁琐的重复工作时，OffiCe —定有好的解决办法。 解决上述各种问题的锦囊妙计就是 邮件合并”它可以提高一百倍乃至上千倍的工作效 率。 批量制作信封 如果要向每个客户发信，就需要为每个客户打印信封。要是用手抄信封的土办法，不 仅容易出错，还会效率低下，极度疲劳。 用邮件合并就简单多了：首先需要在 WOrd中制作出一个信封文档， 这个文档称作 主 文档”然后将它与存放客户数据的 Excel表或数据库建立连接关系，存放数据的文件 称作数据源”最后将主文档和数据源合并，就能成批制作出所需的信封了， 而且每个 信封上的收信人地址等内容是不一样的。 设计信封 利用向导可以轻松地设计信封。 命令，显示信封制作向导，如图从菜单选择【工具】I【信函与邮件】I【中文信封向导】 1所示。 利用向导可以轻松地设计信封。 命令，显示信封制作向导，如图 ■■■信封制作向导■ .maI V-IXAIlB口口口 ■■■ 信封制作向导 ■ .ma I V-IXAIlB 口口口 图1信封制作向导 单击【下一步】按钮，选择标准信封样式，如图 2所示。在信封样式”中，可从下拉 列表中选择与您手边的信封尺寸规格相同的信封 Irισs^∣ι* Ir ισs^∣ι* 图2选择标准信封样式 单击【下一步】按钮，选择生成信封的方式，如图 3所示。由于目前只需制作一个信 封作为邮件合并的主文档，因此选择 生成单个信封”即可。还可以选中 打印邮政编码 边框选项。 图3怎样生成信封 单击【下一步】按钮，输入收件人的姓名、地址和邮编，如图 4所示。由于此信封是 主文档，供将来批量生成的信封做模板，因此无需填写姓名和地址等信息，按图示填 写提示文字即可。 单击【下一步】按钮，完成信封的制作，如图 单击【下一步】按钮，完成信封的制作，如图 6所示。 讯驻人牧忙人*)MΛ . A?.邮場” ■ ?K AM.￥ ■ ?K AM .￥ XAttl “a*： MrF?tf *?□覽忡Ma *Aφ: { *Aφ: { **~Tj ?.f 7?ntfik: : Q ?uτnτwφE I O *rI *r I ?±τ ?j ] H ；卿 aw 心 图4输入收件人的姓名、地址和邮编 单击【下一步】按钮，输入寄信人的姓名、地址和邮编，如图 5所示。将来批量生成 的每个信封上都需要填写同样的寄信人信息，按图示填写正确的寄信人信息即可。 图5输入寄信人的姓名、地址和邮编 图6完成信封的制作 单击【完成】按钮，即可得到制作好的信封，如图 7所示。 OOOOOO ??市地址 姓名弱务收* 北京市??K±??fi产业基地 王宁? IaWSS- 图7制作好的信封 这个信封文档就是邮件合并功能中需要使用的主文档。主文档中要预先设计好文档 的格式和页面设置，并预先填好将来在批量生成的每个文档中出现的内容相同的文字 （例如：发件人的地址、姓名和邮编）。在批量生成的每个文档中内容不同的部分可 以输入提示性文字（例如：城市、地址等）。 按照上述原则，只需在 姓名 职务”后添加一个 收”字，以便让它出现在之后生成的每 个文档中。其他文字都已经在向导中添加完毕。 用邮件合并向导”批量生成文档 Excel表格、 Excel表格、 ACCeSS数据库或 WOrd表格，甚至还可以来自 SQL SerVer 或OraCIe数据库。本例 以Excel文件作为数据源，如图 8所示。 2 ^KI J :i∣w止勿史匕司 勺 Q3ξ?T 中国 (OJOJ 3朗4取1 3 ANAn 店.査 r-? 胡号 第M r23457i (030) 3?SS4T2? 4 AHTCM S≡?ffΛ 科史 t?w惟码 即苴 ?5060 03^1} 55^532 S ARXJT 豹啟泊“： 方先宝 ?^979 申Jl (QiTI)＜悴曉 連梅札K 东汽严甲刃* ?1234?5 τ F-LAuS i?± ÷rf ?87O4E 耳IS 930 S0Of1?q呵 Ξ FLCWj 国時 市苛蚪缆 广史北齬10号 大5￡ ?JS ,?65r? 申国 (Cr671 ^?3)S