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办公室文员的岗位职责及工作说明书 一、文件管理 工作程序标准核查媒介注意事项 成文 1.1内部通启（MEMO）成文： 1.2根据经理要求撰写初稿； 1.3请经理核查签字； 1.4部门管理制度成文： 1.5根据经理要求撰写初稿； 1.6审核通过后，在《发文本》上填写的内容包括：文件标题、发文时间、拟稿部门、请 求审批时间、主送及抄报、抄送部门、有附件的，应列明名称； 1.7审核通过后，送企业管理部审批； 1.8呈报总经理审批。 1.9发文稿纸 发文 2.1将文件原件复印存档； 2.2在《发文登记簿》上登记下发文件的名称、发文时间、接收部门名称； 2.3到相关部门下发文件； 2.4请相关部门的文员以上管理人员在《发文登记簿》中 外收发签字”一栏签收。 2.5发文登记簿 收文 3.1收到各部门发出的洒店内部文件后，签收并上报经理； 3.2将VIP信息填写在办公室VIP信息栏上； 3.3将报纸等需要张贴的材料，在规定版面张贴； 3.4监督部门人员在阅读文件后，在文件上签字。 3.4.1对于重要的接待通知，要在十分钟内向经 理进行汇报； 3.4.2对于收到的计划、MEM。等文件，应检查有无部门有效签字人的签字。 分类存放 4.1对于时效性较强的文件，如《贵宾团体接待服务计划单》、MEM。等设专用表格夹存 放； 4.2对于本部门下发的文件原件设专用文件夹存放，规章制度存放于相应的制度夹中； 4.3对于下发的规章制度根据发放的部门进行分类存放； 4.4在文件的每贞右上角用铅笔标明该文件在目录中的序号、总贞数及当前贞数，如 “43-1”指的是本制度夹中的第一份制度，本制度共有三页，这是第一页； 4.5在存放新下发的制度时，对于制度中已明确标明作废的旧制度要作出作废标志， 同新 下发的制度一并进行存放，对于一些补充规定，要将原文件找出后，与新文件一并存放， 同时在目录上作出标注； 4.6规章制度明细表 对于标明作废的文件不能自行进行处理，要做好统一保管。 装订整理 5.1每月月底将当月的《贵宾团队接待通单》、MEMO等整理汇总，装订成册，在封皮 上写明年、月、日以及保存期限； 5.2每月月底要对存放的制度进行整理，对于内容有相互联系的要进行合并存放。 借用 6.1部门员工借用文件时要在《借用登记表》上登记，注明借用文件的名称、借用日期、 借用人及需借用的时间； 6.2对于外部门借用文件的，要经经理同意后方可办理借用手续； 6.3外部门办理借用文件手续时，要持对方负责人签字的 MEMO,注明借用的原因、借用 的文件名称及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记文件名称、时间及借用人； 6.4文件归还后，要查看有无遗失、破损现象，并由借用人在《借用登记表》上签字，记 录归还时间。 6.5借用登记表 对于到期没有归还的文件， 要找该部门负责人进行跟 催，对于需要延长使用时间的， 应办理续借手续。 销毁 7.1对于到保存期限的《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO等文件，请示是否销毁； 7.2同意后，以MEM。的形式，列明需销毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日 期，上报审批签字； 7.3将审批签字后的MEMO上报质检部进行审批； 7.4接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁； 7.5销毁时根据表格数量的大小可采取到锅炉房烧毁或用碎纸机粉碎等方式； 7.6文件销毁时要在现场，确保文件真正被销毁，防止资料外流。 二、表格管理 工作程序标准核查媒介注意事项 申领 1.1对于洒店统一外出印刷的表格按照洒店核定的表格月用量， 每月列入《物品月计划申 报单》中申领； 1.2对于部门专用表格月用量在三十张以上的，按照部门月用量，每月月初填写《印刷申 请单》，经审批签字后，上报质检部审批； 1.3对于月用量较少，但长期使用的表格，亦应根据实际使用情况，定期申请印刷使用； 1.4接到表格印刷完毕的通知后，到美工室将表格领回，并在《印刷申请单》中部门确认 一栏签字确认； 1.5对于洒店统一使用但没有外出印刷的表格， 按照洒店规定的表格领取时间到质检部领 取。 1.6印刷申请单 登记 2.1对于领取的表格要进行登记，设立表格台帐； 2.2部门员工在领用表格时，要在《领用登记表》上登记，注明日期、名称、数量及领用 人； 2.3月末将当月表格领用情况汇总，并在表格台帐支出栏内登记当月发放的总数量。 2.3.1表格台帐 2.3.2领用登记表 2.3.3发放过程中要注意核算和控制表格的月用量。 整理 3.1对于使用过的不需当天上交给相关部门的 表格,要每十天进行一次整理； 3.2月末将当月的表格进行汇总、装订，在封皮上标明名称、月份； 3.3对于需要进行总结分析的，要统计出有关数据。 3.4对表格要进行分类整理。 存放 4.1在表格存放橱内标明存放期限，如一个月、三个月、半年