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办公室内部控制制度 第一节、内控概述 一、 定义与范围 本意所述办公室是行政和后勤保障的综合办事机构，具有综合性、从届 性和服务性的工作性质，办公室是领导的直接服务部门，承担着为领导决策提供 文件、资料、信息和建议，对领导工作部署进行组织、协调、监督、检查以及协 助领导处理日常事务，在公司各部门中起着综合组织各方面工作， 协调平衡各部 门关系。 办公室循环的内部控制指对办公会议决议的落实、 集团公司事务、行政工 作承上启下的综合协调，公关接待和后勤保障工作。 二、 控制目标 行政事物目标： 规章制度控制目标 ）促进公司员工行为的优化； ）增强公司凝聚力； ）完善公司规范化管理的程度。 办公经费控制目标 1） 编制行政经费的使用与控制流程，确保行政经费合理使用； ）有效控制行政经费的使用； 3）将行政经费的控制效果纳入部门绩效考核体系 事务处理控制目标 ）规范行下事务处理流程； 2） 提高行政事务处理效率； ）降低行政处理成本； 办公用品设施管理控制目标 ）规范办公用品管理，提高其使用效益； 2） 建立科学严谨的办公用品管理制度，防止公司财产流失; 3） 严格控制办公用品管个环节的费用。 文件管理目标 1 ）快速有效接收与发送文书； 2）文书保存完整、齐备； ）文书立卷合理。 印章管理目标 1） 增强印章管理的严肃性； 2） 科学规范用印； 3） 杜绝违规用印行为。 会议管理目标 ）充分做好会前准备； ）有效进行会中服务； 3）及时进行会后跟踪。 物资采购管理目标 1 ）提高采购效率； 2） 降低采购成本； 3） 促进采购过程的规范管理。 固定资产管理 1 ）固定资产合理购置； 2） 资产建档及时、准确； 3） 固定资产增值。 后勤保障事物目标： 环境管理目标 ）美化环境、净化空气、降低污染； ）建设和优化绿色文明办公环境； ）促进广大员工身心健康。 宿舍管理目标 1 ）保证员工具有良好的住宿条件; 2） 强化宿舍的管理和安全。 食堂管理目标 ）提高用餐质量，改善服务态度； ）加强饮食卫生； 3） 实现餐厅管理制度化、标准化； 车辆管理目标 1 ）对企业车辆进行系统性管理； 2）合理高度车辆提高使用效率。 司机管理目标 1） 改进服务态度，提高业务水平； 2） 严寒交通规则，确保行车安全； 3） 加强司机道路安全管理。 安全管理目标 1 ）加强企业治安、保密、防火安全; 2） 提高企业员工的安全意识； 3） 消除安全隐患。 门禁管理目标 1 ）规范公司出入安全制度 2） 加强员工安全管理 3） 防止公司财物丢失 三、主要控制点 行政事务： 制度的健全和可操作性 1） 收集制度建议和要求 2） 起草制度草案 3） 组织会议讨论 4） 制度草案公示 5） 修改完善制度草案 6） 制度草案上报审批 7） 制度实施 办公经费控制 1） 下达行政经费年度预算计划 2） 分解行政经费控制目标 3） 各部门提出行政经费申请 4） 按控制目标按级审核 5） 到财务部办理报销 6） 编制行政经费台账 7） 经费控制情况纳入部门考核 事务处理控制 ）制定事务处理规范 ）接受事务处理任务 3）明确事务处理要求和期限 ）进行事务处理 5） 提出事务处理疑问 ）协调各种信息处理疑问 ）汇报任务完成情况 ）相关资料和信息整理 办公用品设施管理控制 ）办公用品米购 ）入库管理 3）制定办公用品信用规定 ）受理《办公用品申领单》 ）核发办公用品 6） 办公用品作用监督 7 ）办公用品的报废 文件管理控制 1 ）文书收集 2） 文书分类 3） 收文管理 4） 发文管理 5） 分文管理 6） 文书立卷管理 印章管理控制 1 ）印章刻制 2） 制定印章管理规定 3） 印章保管 ）印章使用 ）印章废弃 会议管理控制 ）确定会议主题 2） 确定会议时间 3） 选择会议地点 4） 会议议程安排 ）会议布置 6） 会议通知 7） 会议资料、用品准备 8） 会议过程服务 9） 会议记录 10） 会后跟踪 物资采购管理控制 1）收集、汇总物资需求信息 ）进行需求分析 3） 制订物资采购计划 4） 询价、比价、招标 5 ）选择供应商 6）合同谈判 7） 报批 8） 合同签署 9） 验收入库 10） 付款 固定资产管理 1） 固定资产购置管理 2） 固定资产验收 3） 固定资产编号、建账、建卡 ）固定资产领取、使用和保管 5）固定资产调拨、报修管理 ）固定资广签盘点 7） 固定资产停用、报废等管理 8） 固定资产档案资料管理 后勤事务： 环境管理 1 ）制订绿化、活洁项目计划 2） 执行绿化、活洁项目计划 ）检查作业现场 ）解决作业问题 5） 日常绿化管理 宿舍管理 ）员工住宿申请 ）住宿审核批准 3） 员工住宿登记 ）宿舍安排 ）物品发放 6） 宿舍日常管理 7） 退宿管理 食堂