装饰公司酒店活动流程图.docxVIP

外场活动标准流程 一、会场租赁标准 为满足活动要求，最大化的利用会场布置出最好的活动氛围，对会场租赁标准作出如下标准及规定： 1、 会场必须有开放式大厅，避免完全是独立包间或隔断式的会场，优先选择视野开阔，少柱，少遮挡的会场； 2、 会场宜选择当地较出名的中高档酒店或茶楼，地址位于市区中心位置，标志醒目，附近有地标型建筑最佳，且交 通方便，停车方便； 3、 会场必须能划分出舞台区域，用来布置投影仪、礼品、金蛋桌等，优先考虑有现成舞台和背景墙的会场； 4、 优先考虑能提供投影设备、音响设备的会场； 5、 优先考虑通道较短，无复杂分路的会场； 6、 根据活动实际情况，会场大小宜以能布置 20张以上谈判桌为准，且最好能提供免费的员工休息区； 7、 提前7--10天确定活动会场。 二、外场活动负责人与企划部工作对接标准流程 阶段 时间 事项 要求 活动前 活动前7--10 工 作日 向企划部申请活动 1、 活动负责人向企划部出示有***签 子批准的《活动申请书》； 2、 活动负责人邀约企划部一同考察 现场； 3、 企划部确定布置方案； 4、 企划部准备活动物料并列出物料 清单； 活动前一个工作 日 领取物料 活动负责人按物料清单领取物料并签 字确认 活动前一个工作 日 物料运送及布置 1、 活动负责人安排车辆及人员运输 物料，布置会场； 2、 企划部负责到现场对指导会场布 置。 活动中 活动日 (9:00--18:00) 活动现场监督工作 1、 企划部负责现场展示物料维护； 2、 企划部负责现场监督及拍照。 活动日 物料拆卸及运回公 司 1、 活动负责人安排人员及车辆拆卸 物料并运回公司； 2、 活动负责人安排人员于活动结束 当天将物料搬至企划部。 活动后 活动后第一个工 作日9: 00 物料归还及入库 1、 企划部与 活动负责人一冋按清单 清点物料并统计物料损坏及遗失情 况，并由负责人签字确认； 2、 企划部负责物料入库。 注:如活动负责人未按要求提前向企划部申请活动，企划部无法保证完成活动物料筹备及场地布置方案。 三、活动流程: 阶 段 时间 事项 要求 .、八 刖 期 活动前 7-10工作 日 活动总负责与企划部工作对接 A、 活动负总责人主动联系企划部沟通活动具体情况 （时 间、地址、会场大小、参会人数、所需物料） ； B、 执行负责人安排车辆联系企划部到活动现场进行勘 察； C、 企划部列出活动所需物料礼品进行筹备； 活动前第2 个工作日 1、 到场人员分类，确定人数 2、 工作人员分工 A、 活动总负责人确定客户类名单及数量； B、 活动总负责人对工作人员分工，填写人员分工表 活动前第1 工作日 现场活动全程演练： 1、 所有活动流程演练 2、 检核活动的漏点 3、 规范客服专员、设计师与客 户沟通礼仪：握手、递名片 等 按现场活动实际，以时间为序，所有环节演练： A、 迎客、引导、对到场客户和总监到场实时播报； B、 砸金蛋活动演练； C、 现场活动程序及氛围营造、相应的各项预案准备 会场布置： 1、 物料申领及运输 2、 会场布置 A、 执行负责人申领物料，按清单签字领取； B、 执行负责人安排车辆将物料运往活动现场并进行会 场布置； C、 会场布置最少完成 90% ；  D、执行负责人对活动所需设备进行调试 中 期 活动日 8:30 前 1、 全员到岗，完善会场布置 2、 员工着装检查 3、 会场检查 A、 执行负责人完善会场布置，再次清点活动所需物料； B、 执行负责人检查员工着装情况， 保证全员着装统一规 范，佩戴工牌及胸贴标志，精神饱满，态度积极； C、 执行负责人对会场环境进行最后的检查，调整布置； D、 执仃负责人安排活动视频、音乐等文件播放， 吕造活 动气氛 活动日 8:30-9:00 1、 战前动员 2、 明确目标 A、 活动总负责人召开活动前动员会； B、 明确目标：老客户转签，新客户收定金、直签； 活动日 9:00-15:0 0 1、 客户邀请确认 2、 确认结果实时送报 3、 等侯客户到场 A、 客服专员对邀请的客户进行电话确认，保证其在活动 当天到场，并确定客户到场时间，提前安排设计师做好 准备； B、 客服专员向自己的直属领导汇报邀请确认结果； C、 客户到场前10分钟，客服专员在签到处等待客户， 如不能提前去等待客户，则请求主管代替接待。 活动日 9:00-16:0 0（引导客户 入场） 1、 迎宾协助到场客户停车，引 导客户到签到处 2、 组织客户签到 3、 客服专员接待客户进入会 场，并对公司和活动等做介 绍 4、 客服专员带来客户入座 A、 迎宾提前协调好车位，热情主动的迎接客户，由一名 迎宾协助客户停好车后，带领客户到签到处签到，然后 返回门口继续等待客户； B、 签到处工作人员组