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佛山市XXX机动车检测有限公司 程序文件 编号：XXX-B-16-22 第 PAGE 3 页 共 NUMPAGES 3 页 档案管理程序 第 三 版 颁布日期：20XX年X月X日 1、目的 为了保证档案管理工作满足本公司质量体系的要求，充分发挥档案的客观证据和追溯性的作用，特制定本程序 2、范围 适用与本公司质量体系运行中有关的文件、标准、资料、记录、计算和导出数据、检测报告等的归档、保管、检索。 3、职责 3.1办公室负责对与质量体系运行有关的文件资料及记录的归档和保管、检索的管理。 3.2检测组负责车辆检验原始记录的归档管理。 3.3档案管理员负责相关资料、记录的归档和档案资料保管。 4、工作程序 4.1 档案管理的范围： 4.1.1外来文件及规章 有关质量、计量的法律、法规、政策、规定等； 国家、部门标准、规范、规程，其它相关标准； 计量认证批准文本。 公司机构设置、管理层任命文件。 4.1.2 质量体系文件 质量手册和程序文件； 检验实施细则、操作规程等作业指导书； 计量认证申请文件副本。 4.1.3 检测文件送检单、检验原始记录、报告副本及抽样记录、保存在计算机系统的相关文件资料、有关技术会议的技术资料、技术文献等。 4.1.4 仪器设备档案。 4.1.5 技术人员档案。 4.1.6质量体系运行中产生的其它记录： 质量计划、质量体系审核和评审记录及报告； 本公司工作计划、总结及有关会议记录； 标准物质与重要物资采购、验收记录； 比对、验证与校核记录及其评审记录； 计算机软件及其有关文档； 用户抱怨的处理记录； 委托方提供的要求保密或保护专利的有关资料； 本公司事故调查情况及处理记录。 外部支持服务和供应商记录； 比对、验证试验与校核记录及其评审记录； 新项目和非标准方法开发确认记录。 4.2 档案资料的管理 档案资料由本公司档案管理员统一管理。各部门收集其职责范围内的档案资料，每月底送交档案管理员统一整理归档。 4.3 档案资料的保管 4.3.1 资料室应配备防盗、防火、防潮设施。 4.3.2 档案管理员应维护适当的贮存环境，保证记录的安全贮存，防止档案资料不正常的损坏和丢失，对损坏或变质的档案资料应及时修补和复印。 4.3.3 档案不得随意捆放，应将档案分类建立目录后存放在档案柜中。档案柜应有明显标识，以便检索和查询。 4.3.4 归档记录若发生涂改、损坏、丢失现象，应及时报告质量负责人追查原因，视情节轻重，由经理处理。 4.4 档案的借阅 4.4.1 属于保密范围内的文件资料应在规定范围内传阅。 4.4.2 本公司人员确因工作需要查阅有关保密性的资料，需经经理同意后在指定地点查阅，一般不外借、不复制，如确需要复制，应由经理批准。其它资料按规定登记查阅。 4.4.3 外单位人员查阅有关保密性的资料时，须持单位介绍信并经理批准，只限在指定地点查阅，未经允许不准摘录、拍照和复印。 4.5 档案的保管期限 4.5.1 档案的保管期限由相应的程序文件、作业指导书规定。未明确规定的一般保存期为三年。 4.5.2 对有继续保存价值的的技术档案，经质量负责人鉴别，报经理批准后，可延长保存期。 4.5.3 超期的档案资料，由质量负责人登记造册，报经理批准后统一销毁。 4.6 档案的保密 所有涉及委托方利益的文件资料、检测数据、原始记录、检验报告都应为委托方保密，未经批准不得复制或扩散。不允许在电话或传真中泄露委托方的资料、检验数据。如泄密要追查责任，严肃处理。 5、相关记录 档案资料登记表 档案资料借阅登记表 档案资料处理记录表