李革增_高级行政文秘职业化训练课程_02.ppt

调查表明： 1、7％的被调查者认为“做文秘就是打杂，跑腿，没有什么前途”； 2、10％ 文秘就是一个过度性的职业，没有专业可言，是女性结婚前的最好职业； 3、13％的人觉得文秘在国外是越老越值钱，国内却还以年轻取人； 4、22％的公众赞成 经济越发展，好的文秘越缺乏； 5、48％的公众都认为，文秘是一个可以积累经验的职业，是走向管理岗位的一个阶梯； 如何才能表现更好的工作状况 心态决定一切 为自己工作还是为公司工作 （全力以赴 尽力 全力应付） 行政文秘的工作内容是什么？ 请写出你目前主要的工作内容: 1、时间:5分钟； 2、用最快的速度写下来，不用思考； 3、至少要写下10个； 1、企业行政文秘的工作内容（1） 　 企业行政文秘的工作内容（2） 企业行政文秘的工作内容（3） 企业行政文秘的工作内容（4） 初级秘书：协助上司的工作 主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件等； 接待； 其它事务性的简单工作； 中级秘书：分担上司的工作 主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理上司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等 ； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求 高级秘书：管理、参谋、支持上司工作 主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系； 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言支持 二、行政文秘的角色定位与必备素质； 1、秘书的定义 l．广义的概念；“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；　2．狭义的概念。“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。?我们定义为“秘书是领导工作的参谋和助手” 行政文秘侧重于商业环境中的公务活动（商务秘书） ? 2、秘书的角色定位 2、常见的角色错位 1、主观态度上的问题 ——服从和服务意识淡薄 ——没有敬业精神，工作态度不佳 ——保密意识差，导致泄密事件 ——向上错位，擅作主张 2、客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄 ——概念、判断、概括能力差 “国际职业秘书协会”对秘书职业的要求作了那些描述： 　　1． 像心理学家一样善于观察和理解人　　2． 像政治家一样有灵敏的头脑　　3． 像外交官一样有潇洒的风度　　4． 有调查各种棘手问题的丰富经验　　5． 有良好的速记能力及文字功夫　　6． 谙熟各种商业往来中的法律关系　　7． 能熟练地使用各种办公自动化　　8． 具备相当的金融和税务方面的知识　　9． 能熟练地对各种文件资料进行整理 启示： 站在对方的立场想问题 及时 主动 有效沟通的三个基本原则 一、沟通的重要性 美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析，结果发现：“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的25％，其余75％决定于良好的人际沟通。 哈佛大学就业指导小组1995年调查结果显示，在500名被解职的男女中，因人际沟通不良而导致工作不称职者占82％。 秘书是领导的助手 没有良好的沟通技巧就没有良好的工作结果 二、什么是沟通 ？ 为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同认识的过程。 实质 ： 如何理解别人 让别人理解你的过程 注意：沟通不是直来直去 明明白白 效果比有道理重要 三、沟通的特性 1、目的性 2、方向性 （见人说人话 见鬼说鬼话 人鬼不在说胡话） 3、互动性 四、沟通的种类及形式 （1）几种沟通形式的优劣分析 （2）注意：口头与书面的差异 世界上没有一种语言能完全表达意志与思想 孔子在《易经.系传》有两句话“书不尽言，言不尽意” 意思是语言不能表达全部想要表达的思想。（语意学） 曾国藩的奏折 调查表明 一次完整信息的传递= 7% 直接来源于我们所说的话 38%