产品紧急回收(召回)管理规定.docx

1.0目的 为使进入流通领域的、由各种原因导致的不合格产品及时、快速、完全的召回，保 证质量管理体系的有效性，特制定本程序。 2.0适用范围 适用于销售后的产品在发现存在重大质量问题或有害公众安全、 健康问题及违反法 律法规的情况出现时的紧急回收过程。 3.0 职责 3.1各营销部： 当有市场/客户信息反馈，已销售的产品存在某种危害人类安全、健康和违法时， 应立即将此信息传递至ISO办；当接到紧急回收通知时，自由品牌产品根据产品的批次， 必须在2小时内追溯和通知到所有一级客户，必要时可通过相关媒体通知到二级客户或 最终客户；替客户加工的产品，立即通知客户，由客户执行回收指令； 3.2 ISO 办： 对营销反馈的信息或生产自检过程发现存在某种危害人类安全、 健康和违法的因素 时，应对问题的严重性进行评估，当确认或怀疑必须回收，应立即汇报总经理；与召回 小组进行及时有效的沟通，负责对召回的全过程进行协调、指挥、监督和跟踪； 3.3总经理：负责紧急回收的决定及签发紧急回收通知。 3.4制造本部： 当接到紧急回收通知时，应立即正确提供相关批次产品的数量，当回收原因与生产 有关时，与技术和品管部门一起分析查找质量事故原因，采取预防性纠正措施。 3.5品质管理部： 负责回收产品的检验分析，查找质量事故原因，采取纠正预防措施，并跟进处理。 3.6采购部： 如回收因素是因供应商引起的，应在2小时内通知供应商，以免危害面进一步扩大。 4.0 定义 4.1紧急回收： 该产品存在重大质量问题（如爆炸）或呈现出对消费者的健康或安全有危害或有潜 在的危害（易导致风险事件），可能威胁人身安全或导致任何政府职能机构认为违法的 产品所进行的紧急召回或改正。 5.0工作内容 5.1成立召回小组： 由总经理组织成立一个召回小组，其成员至少包括：总经理、生产副总、制造经理、 品管经理、营销副总/经理、ISO办主任、采购经理，编制一份内部紧急联络清单包括 能够随时联络到的方式，召回小组成员每人保留一份。 5.2紧急联络单 5.2.1各营销部编制一份客户目录，每个客户至少包括两种紧急联络方式，能确保在出 现问题时（尤其是休假日）能迅速联络到； 5.2.2客户联络单持有人至少包括：总经理、营销副总 /经理； 5.2.3采购部编制一份供应商目录，每个供应商至少包括两种紧急联络方式，能确保在 需要时（尤其是休假日）迅速联络到；采购人员及品管部门人员各保留一份。 5.3信息收集 5.3.1各营销部负责：记录所有顾客投诉、顾客意见反馈、顾客沟通及销售人员或来自 其他方面反馈的市场信息。当有迹象显示已售产品存在某种安全问题或违反法律法规 时，应立即通知ISO办。 5.3.2品管在自检过程中发现某种安全问题或违反法律法规时，应立即通知 ISO办。 5.4回收步骤 5.4.1评估：ISO办在接到市场信息和来自品管的信息时，应立即组织人员进行分析和评 估,确认质量问题是否属于安全问题和违法问题，评价回收的必要性，作出是否需要回 收的判断。同时，与生产及仓库、营销部确认相关批次的生产数量、在库数量、已销售 数量； 5.4.2判断和决定： 5.4.2.1ISO办以“紧急回收通知单”的形式提请总经理签发， “紧急回收通知单”必须 明确：需回收产品的名称、批次、数量、回收的原因等内容以及签发时间。 5.4.2.2决定：总经理在接到“紧急回收通知单”后必须在最短时间内作出决定并批准 “紧急回收通知单”。 5.4.3实施回收：ISO办接到批准后的“紧急回收通知单”后，必须立即召集召回小组 进行有效沟通和协调，召回小组各人员接到通知后分别按照各自的职责实施回收； 5.4.3.1制造经理必须立即再次确认相关批次产品的生产数量、在库数量、已出货数量 呈报ISO办、营销部和总经理。 5.4.3.2营销部经理负责组织有关人员进行追溯和确认相关批次产品已发放的顾客名单 和数量，自由品牌产品必须在2小时内追溯到所有的第一级外部客户， 并在4小时内通 知顾客停止销售和隔离相关批次产品。 必要时可根据公司的召回政策通过相关媒体通知 到二级客户和最终客户；替客户加工的产品，立即通知客户，由客户执行回收指令； 5.4.3.3当回收原因因供应商引起时，采购部必须立即通知供应商采取相应措施防止危 害的进一步扩大； 5.4.3.5各营销部：负责组织车辆和人员进行回收工作，清点回收数量，必须确保 90%-105%相关批次的产品被迅速彻底的回收。 如因交通因素不能及时回收的产品， 应 以书面方式取得客户同意，在公司指定人员的监督下，按照合法的方式采取就地销毁， 但必须记录和拍摄销毁的全过程； 543.6如无法回收的产品，应详细记录具体数量和有关情况、必要时进行进一步追踪。 544回收产品的清点、储存和处理 544.1仓库负责安排