部门协作流程.docx

部门协作要点 1、协作需求的描述，要求清晰明确 2、协作流程中的职责分工，清楚自己在协作工作中所要做的事情 3、信息的有效沟通，顺畅有效的沟通是基本保证 4、基于事实的进行评估满意度，作为绩效考核的参考 部门协作管理办法 一、目的 为了统一公司内部沟通程序，加强各部门之间的协作，提高工作效率，建立有效的合作团队，促使沟 通更有规范性、时效性、责任性及可追溯性，特制定此管理办法。 二、适用范围 适用于居尚为景园林景观工程有限公司各部门 部门《工作联络单》 ：指公司内部各部门之间所产生的沟通进行书面化的规范表单 1、请求协助：指请求一个或一个以上部门给予本部门协助或帮助的书面沟通 2、事件跟催： 在日常工作沟通中可以使用口头沟通和书面沟通， 但相关部门之间两次以上口头沟通达 不成协议时所使用的书面沟通 三、职责 发文部门：对《工作联络单》上所要求处理的事件进行及时的追踪与监督。 受文部门：受文部门负责人对《工作联络单》上要求完成或者协助的事件要按要求处理，对处理过程 实施监控。 四、说明 1．所有发出的《工作联络单》上必须有编号，以便于查询追踪，编写办法如：行政人事部： XZRS2012-4-17-1 表示行政人事部 2012 年 4 月 17 日第一份《工作联络单》 2．联系人：原则上为部门经理，也可由部门经理授权指定人进行联系与事件的跟踪。 3．发文部门在任务描述中需将要点详细写出：时间（任务所涉及的时间及完成时间等） 、地点、人物、 事件、要求完成结果。 4．发文部门需将任务描述仔细，以便其他部门配合和执行，受文部门对描述内容存在质疑，需尽快询 问清楚，因未确认而自行做出判断或未执行产生的后果将由受文部门相关人员承担全部责任。 5．发文部门负责人可直接向发文内容涉及的相关部门提交《工作联络单》  ，受文部门对事件没有异议 时负责人签字接受工作任务，如有异议，由双方共同协商确定事件处理方法和时间，如遇到受文部门不予 配合发文部门可直接报 总经理 处理。 6．发文部门有责任和义务对受文部门进行全程跟踪（电话、 QQ 、面谈等形式）与监督，对受文部门 完成的效果要随时掌控，提前发现问题，如在规定时间内受文部门不能完成或未按要求完成，又未知会发文部门的，不得在以任何借口推脱责任，必须在最短时间内完成协作工作。必要时可多次发放跟催性质的《工作联络单》 ，同一件事件发放两次以上，第三次时必须会知 总经理 。 7．受文部门对未按要求完成《工作联络单》事件负主要责任，发文部门跟催不到位，又没有多次发书 面跟催单时与受文部门负同等责任。 8．《工作联络单》上的事件如完成不了，受文部门必须提前和发文部门协调修改相关《工作联络单》 内容，并报行政人事部备案。 9．《工作联络单》上需要处理的事件完成后，发文部门在《工作联络单》上记录完成结果如何，以供 今后工作参考和部门绩效考核考评依据。 10．本《工作联络单》一式三份，由发文和受文部门各留存一份以供追踪工作进展，行政人事部留存 一份，作为相关部门责任人绩效考核的依据，考核方式按照公司考核方法。 流程图 部门需求 填写联络单 协作部门 明确内容、时间 确定协作 协作执行 协作完成确认  部门协作流程图 权责归属 相关文件表格 发文部门 发文部门 工作联络单 受文部门 受文部门 /发文部门 受文部门 /发文部门 受文部门 /发文部门 受文部门 /发文部门 协作评估 受文部门 /发文部门 工作联络单 急缓程度：□  一般  □ 缓  □ 急  编号： 申请部门 主题  申请人 申请日期  部门确认 期望完成时间 任务描述： 接收部门  接收时间  预计完成时间 未如期完成原因（接收部门）  ： 实际完成时间 申请部门确认 发文部门效果评估： 受文部门效果评估： 题目 1 2 3 4 题目 1 2 3 4 5 6 得分 得分 评估标准 对发文部门、受文部门进行双向评估协作的满意度，每题为五个答案分别为  5、4、 3、 2、1  分，针对协作 满意程度进行评分，所得平均分即是对协作部门的满意分值。 评估内容： 发文部门 1、在寻求协同配合的工作上，发文部门的需求描述是否清晰明确 A 在业务范围内提出清晰明确的需求，受文部门能够通过联络单准确理解需求 B 受文部门对需求描述内容要与发文部门进行简单确认 C 协作部门双方需简单磋商明确需求 D 需求不够明确，需反复协商才能明确 E 需求描述与表达不清楚，与实际工作不符 2、发文部门是否能主动跟进相关工作的进展，了解过程中的问题和需求，并给予指导和帮助 A 发文部门能主动及时跟进相关工作的进展，及时提报异常并协调解决，不发生工作延误 B 发文部门能主动跟进相关工作的进展，能够提醒和提报异常，不发生工作延误 C 发文部门能主动跟进相关工