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邮件礼仪 TCL 华星光电--电子邮件重要作用 --礼仪与技巧--基本要素规则目录 邮件重要性邮件，能看出你为人处事的态度 尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间； 电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人回答过度期望，当然更不应对别人的回答不屑一顾。邮件重要性 电子邮件的礼仪重要性效率:邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间专业：通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象：我很专业！ 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。严肃：商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务规范性。这，是工作！邮件规范---基本要素收件人主题称谓内容签名 一封完整的电子邮件必须包含以下要素：主题，收件人，抄送人，密送人，附件，正文，签名等项目主题---主题信息丰富 主题是邮件接收者了解邮件的第一信息，因此需提纲挈领，以便收件人能迅速了解邮件内容并判断其重要性和紧迫性。主题---主题简明准确一定不要空白标题，这是最失礼的简明扼要，不宜冗长标题要能真反映内容，以及内容的重要性，切忌使用含义不清的标题一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便于日后整理回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题标题千万不要出现错别字收件人---明确对象 收件人(To List)需要回复或采取行动的人 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人” 抄送( CC List)需要了解此邮件事项相关的人通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管都要了解你做的事 密送（BCC List)发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TOCC的人知道邮件地址保密收件人---排列得体 TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。 按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高 推荐按中国人习惯职位由高到低排列 转发邮件要突出信息 在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。 转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源记住：只发有必要的邮件，认真发邮件！正文---逻辑合理正文要从“称呼”下另起一行，不要从“称呼”在同一行开始。按逻辑顺序安排邮件内容 首先：开门见山，点明问题其次：细节描述，背景说明 接着：提供支持性材料或附件 留意：原邮件（先前的邮件）加在回复内容之后清楚描述事件（人，事，时，地，物）清楚表达你的观点 每个项目都须有对应的Owner和Due Date 注意邮件正文也许很短，但不要写在“主题”中主题不是正文，如果信息真的很少，须在主题末尾备注“（无内文）”正文---正文简明扼要正文要简明扼要，行文通畅；正文多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现晦涩难懂的语句。最好在一个页面内描述清楚，不要让收件人拉滚动条才能看完你的邮件。要用论述的语气；正文多用（一、1、1）、 A、a）之类的列表；尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现；重要信息做特殊标注（字体加粗，字体加底色，自己加红等）；合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。内容---首末段是重点邮件结构第一段与最后一段是重点 电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点重点在最前面的第一段如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明你的要求如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可。附件---注意附件数量和命名附件是邮件的一个重要组成部分：如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件附件文件应按有意义的名字命名，不可用系统随机生成的文件名附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送 正文中应对附件内容做简要说明，涉及图示说明的，最好截图在正文里描述切忌无内文直接上附件。附件---注意附件大小如果附件是图形文件： 不要使用bmp格式，要转换成jpg或pdf格式，以减小空间长或宽的分辨率调整到1200像素以下，除非要印成照片图形文件要正向，不要让阅读者把脑袋横过来看或倒过来看。如果原图是横向或倒向，请先进行图像旋转后再加上附件。 如果Office文档中包含图形： 贴上图形之前先把图形另存为jpg文件后再插入。 不要直接贴上bmp文件签名---信息不宜过多每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽