模块二 项目二 收文办理.ppt

项目二 收文办理 项目二 收文办理 收文是指本单位收进外单位发来的文件材料。 收文办理是文书部门收到文件材料后，在单位内部及时运转直到阅办完毕的全过程。这一围绕所收文件材料进行的办理和管理活动主要包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等工作程序。 任务1 签收、登记 一、签收步骤和要求 （一）清点：清点数量是否与投递单或送文簿上登记的一致。 （二）检查：是否为本单位收件；书写的收、发件单位或个人是否明确；封口是否破损；信封编号是否与递送人在签收簿上所登记的一致。 （三）签字：在公文投递单或送文簿上签署收件人姓名和收到日期。 任务1 签收、登记 二、启封的步骤和要求 （一）确定拆封范围：1.秘书应在授权范围内拆封文件；2.标明“亲收”“亲启”字样的，由领导人或相关人员亲启；3.标明“保密”字样的，按单位的授权规定处理。 （二）启封：要细心，确保：①封内信函、材料的完整②信封上信息的完整。 （三）检查核对：1.检查公文的完整性；2.有附件的按附件序号逐一清点，并用回形针将正件与附件别在一起。 任务1 签收、登记 三、登记的步骤 （一）确定登记范围：1.正式的往来文书；2.需要答复或办理的文书。 （二）选择登记方法：簿式登记、卡片式登记 （三）填写收文登记表： 收文登记的项目主要有：顺序号、收文日期、来文单位、文件标题、附件、密级、份数、签收人、归卷日期、备注等。 收文登记的项目主要有：顺序号、收文日期、来文单位、文件标题、附件、密级、份数、签收人、归卷日期、备注等。 任务2 初审、承办 一、初审 即对收到的公文进行初步审核，以便转入拟办、承办环节。 二、初审的工作步骤 （一）审核该收件是否该由本机关单位办理； （二）审核是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他的事项是否已经协商、会签； （三）审核是否符合公文起草的其他要求； （四）经初审不符合规定的公文，应及时退回来文单位并说明理由。 任务2 初审、承办 三、拟办的基本要求 批办性公文应当提出拟办意见报本单位负责人批示后方可转入承办环节。拟办是指负责文件处理的秘书人员对收文提出初步的处理意见，供领导在批办时参考的过程。 1.认真阅读来文； 2.确定好报批范围； 3.需要两个以上部门办理的应当明确主办部门； 4.紧急公文,应当明确办理时限；5.拟办意见简单明了,切实可行； 6.拟办意见要写在文件处理单上，要署上拟办人姓名和日期。拟办人通常是文秘部门主要负责人。 任务2 初审、承办 三、承办 承办是指根据来文的性质和内容、要求，具体承担办理的相关部门或人员进行的承接办理工作。承办包括两方面的工作内容：一是从业务部门来说，针对来文所提出的问题去具体执行或解决；二是从文书工作来说，对应办复的文件要根据领导指示意见办理复文。 任务2 初审、承办 四、承办的工作步骤 （一）对阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送； （二）对批办性公文应提出拟办意见报本单位负责人批示或者转有关部门办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门； （三）对紧急公文应当明确办理时限；承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。 任务3 传阅、催办、答复 一、传阅公文 传阅是指单份或份数较少的文件以及一些阅知性的公文，需要经机关单位各领导人和多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。 注意：1.传阅文件不要在应阅人之间“横传”，应由文秘人员采用“一送一退”的方法直接传阅； 2.采用分送传阅，可以避免文件积压，提高工作效率； 3.传阅文件要依据内容的急缓程度分清主次。 任务3 传阅、催办、答复 二、传阅的工作步骤 （一）安排好传阅顺序； （二）领导有批示的应及时处理； （三）认真填写“文件传阅登记单”。 任务3 传阅、催办、答复 三、催办 催办是指对那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求及时督促和检查承办情况以确保落实的环节，是解决文件积压和延误，加快公文运转的有效措施。 催办的范围： 1.上级机关来文要求及时回复的； 2.平级单位与本单位联系工作、商洽事务需要复文的； 3.下级单位送本单位的请示需要批复的等。 任务3 传阅、催办、答复 四、催办的工作步骤 （一）送负责人批示或者叫有关部门办理公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办； （二）在单位内部，尽量由催办人员当面催询，了解有关公文的承办情况，也可以利用分送文件的机会进行口头催办； （三）对外单位，可由催办人员向承办单位电话催询，或发便函、电子邮件进行催办。 （四）几经催办仍无结果的，向分管领导汇报，采取其他措施。 任务3