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FSC-COC 记录 控制程序 文件编号 WS2/FSC-P-002 版次 A/0 XXXX 共3页 第1页 FSC记录控制程序 编 写： 审 核： 批 准： FSC-COC 记录 控制程序 文件编号 WS2/FSC-P-002 版次1 A/0 — XXXX 共3页 第2页 1目的 对记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置进行控制，为证明产品、过程满足规定要 求的程度及评价FSC/COC管理体系运行的有效性提供客观证据，同时也为保持FSC产品的可追溯 性及制订改进措施以及保持和改进 FSC/COC管理体系提供信息。 适用范围 适用于本公司FSC/COC管理体系运行全过程中形成的记录。 权责 3.1文控文员负责记录的归口管理。 3.2各部门负责本部门FSC产品活动中的记录的填写、收集、标识、归档、保存和处理，并负责 执行管代规定的有关要求。 3.3记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。 4.作业内容 4.1记录的范围 凡是FSC/COC管理体系运行中的记录、报告及月总结等均属“记录”范围。 4.2记录空白表的编号和标识 4.2.1记录空白表的编号 WS4/FSC- XX — □□□ ——顺序号 ——部门 为公司代号/FSC 4.2.2记录以其编号和名称作为标识 。 4.3记录的填写要求 4.3.1记录内容必须及时、真实、准确、全面，字迹工整、清晰，重要记录需经校对、审核、批 准。 4.3.2记录不得随意更改，确需要更改时，采取划改，并在更改处签名 FSC-COC 记录 控制程序 文件编号 WS2/FSC-P-002 版次 A/0 XXXX 共3页 第3页 433记录以书面和表格形式为主，也可采用电子媒体作为载体。 4.4记录空白表的管理 4.4.1各种记录的空白表格由各主管部门设计、 发放，并至文控文员处备案和索取编号， 保证各 有关工作场所都能收到相应的空白表格。 4.4.2文控文员负责制定本公司的《FSC记录清单》，内容包括：记录名称、编号、编制部门、编 制日期、保存期限等。 4.4.3文控文员负责收集《FSC记录清单》的空白记录格式，汇总成册并管理。 4.5记录的保管和贮存要求 4.5.1各部门应负责本部门各类记录的汇总、编目，应保持记录的顺序号或日期，便于查询。在 封面和侧面注明部门、记录名称和日期。便于存取和检索。 4.5.2记录要放在专用档案柜里，储存环境要通风、防潮、防火、防虫蛀和鼠害等。计算机软件 里的记录应有备份，磁盘或光盘的贮存要防潮、防变形、防划伤。 4.6记录的保存期限 所有相关FSC/COC之记录文件须最少保存五年。 4.7记录的借阅 4.7.1需借阅记录时，应得到记录管理人员的同意，必要时（借阅重要记录时）需经部门主管批 准后方可借阅。所有记录不得带离厂区。 4.7.2借阅的记录不得更改、遗失，损坏和拆页。 4.8记录的处理 4.8.1过期的、已经没有必要保存的记录，由文控文员填写《FSC记录处理审批单》，由部门负责 人审查、管理者代表批准后，文控文员负责销毁，并做好记录。 4.8.2《FSC记录处理审批单》各部门应长期保存。 相关文件 无 FSC记录 6.1 WS4/FSC-HR-43《FSC 记录清单》 6.2 WS4/FSC-HR-44《FSC记录处理审批单》