财务管理信息系统(旧) 项目四 总账系统 项目四 总账系统.ppt

本章学习目标 通过本章学习，掌握总账系统的初始化、日常会计业务凭证管理、出纳管理、账簿管理、期末处理等账务系统的操作方法。 第四章 总账系统 第四章 总账系统 任务描述：总账设置是应用总账系统的基础工作，企业应根据本单位的具体情况，将一个通用总账系统改造为适合本单位核算要求的“专用总账系统”。总账系统初始设置包括总账系统参数设置、期初余额录入等。 一、设置系统参数 二、期初余额录入 第四章 总账系统 第四章 总账系统 第四章 总账系统 第四章 总账系统 相关知识： 1．凭证选项设置： （1）制单控制：主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。包括下列栏目： ①制单序时控制：此项和“系统编号”选项联用，制单时凭证编号必须按日期顺序排列，10月25日编至25号凭证，则10月26日只能开始编制26号凭证，即制单序时，如果有特殊需要可以将其改为不序时制单。 ②支票控制：若选择此项，在制单时使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进行登记，如果录入支票号在支票登记薄中已存，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提供登记支票登记簿的功能。 ③赤字控制：若选择了此项，在制单时，当“资金及往来科目”或“全部科目”的最新余额出现负数时，系统将予以提示。 ④制单权限控制到科目：要在系统管理的“功能权限”中设置科目权限，再选择此项，权限设置有效。选择此项，则在制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。 ⑤允许修改、作废他人填制的凭证：若选择了此项，在制单时可修改或作废别人填制的凭证，否则不能修改。 第四章 总账系统 ⑥制单权限控制到凭证类别：要在系统管理的“功能权限”中设置凭证类别权限，再选择此项，权限设置有效。选择此项，则在制单时，只显示此操作员有权限的凭证类别。同时在凭证类别参照中按人员的权限过滤出有权限的凭证类别。 ⑦操作员进行金额权限控制：选择此项，可以对不同级别的人员进行金额大小的控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。如为外部凭证或常用凭证调用生成，则处理与预算处理相同，不做金额控制。 ⑧超出预算允许保存：选择“预算控制”选项后此项才起作用，从财务分析系统取预算数，如果制单输入分录时超过预算也可以保存超预算分录，否则不予保存。 ⑨可以使用应收受控科目：若科目为应收款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应收系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果要求在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。可以使用应付受控科目：若科目为应付款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应付系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果要求在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。 ⑩可以使用存货受控科目：若科目为存货核算系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许存货核算系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果要求在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。 第四章 总账系统 （2）外币核算 如果有外币业务，则应选择相应的汇率方式──固定汇率、浮动汇率。“固定汇率”即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。 第四章 总账系统 （3）凭证控制 ①打印凭证页脚姓名：在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。 ②权限设置：如只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证，则应选择“凭证审核控制到操作员”；若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账，则选择“出纳凭证必须经由出纳签字”；如要求所有凭证必须由主管签字后才能记账，则选择“凭证必须经主管签字”；如允许操作员查询他人凭证，则选择“可查询他人凭证”。 ③自动填补凭证断号：如果选择凭证编号方式为系统编号，则在新增凭证时，系统按凭证类别自动查询本月的第一个断号默认为本次新增凭证的凭证号。如无断号则为新号，与原编号规则一致。 ④现金流量科目必录现金流量项目：选择此项后，在录入凭证时如果使用现金流量科目则必须输入现金流量项目及金额。 ⑤批量审核凭证进行合法性校验：批量审核凭证时针对凭证进行二次审核，提高凭证输入的正确率，合法性校验与保存凭证时的合法性校验相同。 第四章 总账系统 （4）凭证编号方式：系统在“填制凭证”功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即“系统编号”；但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即 “手工编号”。 （5）预算控制：该选项从财务分析系统取数，选择该项，则制单时，当某一科目下的实际发生数导致多个科目及辅助项的发生数及余额总数超过预算数与报