《公文文种说明及标准公文格式》.docxVIP

一、常用公文文种说明 目前，公司常用行政公文主要有通知、函、请示、报告、会议 纪要等种类。 通知：用来发布法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相 要求下级机关办理某项事商治和联系工作、询问和 要求下级机关办理某项事 商治和联系工作、询问和 除有直属上下级之间隶属 询问和答复问题，甚至 函：平行机关或不相隶属机关之间， 答复问题时所经常使用的一种公文文体。 关系外的一切不相隶属相关之间商治工作, 请求批准和答复审批事项，一律用“函” 请示：下级机关向上级机关请求对某项工作、问题做出指示, 对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求 性公文。分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。 报告：下级机关或部门、企事业单位向上级机关或部门汇报工 作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种公文文种 会议纪要：记载和传达会议情况与议定事项的公文。 注意事项： 1、 联合行文时，使用主办机关的发文字号。 2、 请示的标题不要写成“请示报告”或“申请报告” ，必须 坚持一事一请示，请示公文的主送单位只能是一个。 3、 报告内容不得夹带请小事项。 4、 通知为多层转发文件的，标题要删去中间层次，为“发文 机关+转发最上一级文件+通知”。 5、 请示和报告需在文末标明联系人和联系电话。 6、 抄送的排列顺序，一般按机关性质和隶属关系掌握，依据 国家、省、市级单位层次顺排，如确需抄送上级领导的，可先排个 人，再排单位。 二、公司标准公文格式 一、题例说明： （一） 眉首部分：眉首部分一般由发文机关标识、 发文字号和 签发人等要素组成。 发文机关标识：根据《国家行政机关公文格式》行政机关公 文的一般格式，发文机关标识应在机关标准名称或标准简称后缀以 “文件”，信函格式发文机关标识的机关名称后不缀以“文件” 。 发文字号：发文字号三个成分排列应先机关代字、再年份， 最后是发文的顺序号， 字体为3号仿宋—GB2312。年份不可随意 简化且应用六角符号〔〕括起，顺序号不挂虚号。 签发人：根据行政机关公文格式的规定，上行文（请示、报 告）必须标注签发人，签发人与发文字号处于同一水平线上， 发文 字号在左，签发人在右。“签发人”三个字字体为 3号仿宋— GB2312，签发人姓名字体为 3号楷体_ GB2312加粗。 （二） 标题：一般用20磅方正小标宋简体字，分一行或多行 居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距 恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 （三） 正文：一般用3号仿宋_ GB2312字体，每个自然段 左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用 “1.” “（ 1广标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三 层和第四层用仿宋— GB2312字体标注。 （四） 附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附 件”二字，后标全角冒号和附件名称。 如有多个附件，使用阿拉伯 数字标注附件顺序号（如“附件： 1.XXXXX ”）；附件名称后不加 标点符号。附件名称较长需回行时， 应当与上一行附件名称的首字 对齐。 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附 件”二字及附件顺序号用 3号黑体字顶格编排在版心左上角第一 行。附件标题居中编排在版心第三行。 （五） 发文机关署名： 单一机关行文时，在正文（或附件说 明）下空两彳了右空两字编排发文机关署名， 在发文机关署名下一彳丁 编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字， 如成文日期长 于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排， 并相应增加发文 机关署名右空字数。 （六） 成文日期中的数字： 用阿拉伯数字将年、月、日标全， 年份应标全称，月、日不编虚位（即 1不编位01 ）。 （七） 页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文 版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线； 一字线上距版心下边 缘7 mm。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页 均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时， 页码应当连续 编排。 （八） 边距：一般公文行距28磅，页面左右边距 2.8厘米， 上下边距2.54厘米。 二、格式范本 标题（20磅方正小标宋简体） 发文对象：（标题下空一行顶格，3号仿宋—GB2312 ） X X X X X X X X X X （正文左空 2字，3号仿宋_ GB2312 ） 一、X X X （3号黑体） X X X X X X X X X X （正文 3 号仿宋—GB2312） （一）X X X （3号楷体加粗） X X X X X X X X X X （正文 3 号仿宋—GB2312） 1. X X X（3 号仿宋—GB2312 加粗） X X X X X X X X X X（正文 3 号仿宋—GB2312） 附件：1.X X X （正文下