与物资供应商的配合专项措施.doc

和物资供给商配合方法 一、物资采购及供给商确实定 1、物资采购 对供给商进行评定，定出合格供给商，制订出采购材料、机械设备质量要求和质量确保方法。 (1)物资采购策划 依据物资起源不一样，对本项目使用物资进行以下划分： a、业主提供物资； b、项目采购物资； c、分包商采购物资； 项目质量策划时，项目经理应组织物资及设备部、合约商务部、技术部、各专业施工部等相关部门，制订采购方案，确定采购分工及采购形式。 (2)供给商预先评价 对全部直接向本项目提供工程物资供给商，物资及设备部负责组织进行评价，以确保选择供给商含有满足分包协议要求能力。 (3)供给商资格预审 物资及设备部负责对供给商资格预审，编制并发放供给商资格预审表。对生产厂家进行资格预审时，供给商资格预审表中全部要求均由生产厂家完成；对经销商进行资格预审时，经销商除根据资格预审表提供本身相关资料外，还应提供物资生产厂家相关资料。物资及设备部应查对供给商填写供给商资格预审表及提供相关资料。 (4)供给商考察 对关键物资供给商除资格预审外，在采购前还应对其进行考察。考察内容为资格预审中不包含项目，如生产情况、人员情况、原料起源、机械设备产品应用情况，对供给商质量确保能力审核，对供给商支付能力和提供保险、保函能力调查等。考察由物资及设备部牵头，必需时可邀请相关部门人员参与。 供给商资格预审／考察结果，是判定供给商是否能够入选关键依据。 (5)业主提供物资 a、协议文件 当业主将部分工程另作分包或提供部分物资时，合约商务部负责同业主洽商并在协议中明确项目经理部责任和权利，以不影响对工程计划及质量等管理为标准。 当业主和其指定分包商签定协议时，合约商务部应和业主洽商并以书面形式确定总包对该分项工程责任及对该分包商管理权限，明确该分包商在权利义务方面无特殊性，以确保项目标统一管理和工程质量。 对由业主推荐而由总包和之签定协议分包商，合约商务部应对分包商进行预先评价，合格后再和分包商签定分包协议。当业主推荐分包商没有经过／经过预先评价，合约商务部应书面向业主汇报；当业主坚持使用该分包商时，合约商务部则应同业主确定总包对该分项工程责任和权利。 对业主提供物资、设备，物资及设备部应在同业主签定协议时明确其提供物资清单。清单中应包含业主提供物资种类、数量、规格和相关管理条件等。当在协议签定时尚不能正确标明其规格、数量物资时，物资及设备部应在协议中明确业主提供物资种类和估算数量，具体清单可在条件含有时再向业主办理。 b、业主提供物资验证 对业主提供物资，物资及设备部必需按其类型、品种数量、质量要求等进行检验或验证，做好统计并保留物资全部质量文件和资料。 对经验证不符合协议要求要求或质量文件资料不全物资，物资及设备部应做好统计并立即汇报业主。 c、业主提供物资贮存和维护 物资及设备部负责对验证后物资进行标识，并单独存放和妥善防护，预防任何因为贮存保管不妥而造成变质、损坏、丢失和混用，并定时检验物资情况。 在贮存、维护过程中，如有丢失、损坏或不适用等情况，物资及设备部应统计并向业主汇报。 (6)项目采购物资 a、采购计划 每个月5日由物资使用部门向物资及设备部提出下月需用物资申请计划，物资及设备部依据申请计划制订采购计划并安排采购。对于采购周期较长物资，申请计划应尽早提交，以给采购提供充足时间。 b、供给商选择 本项目标物资采购采取招标和非招标两种方法。 招标形式供给商选择，应经过以下多个步骤：制订招标计划，编制招标文件并向侯选供给商发放，对供给商进行预先评价，评标及定标。 非招标形式供给商选择，应经过以下多个步骤：邀请供给商报价，对供给商进行预先评价，比价及确定供给商。 对供给商选择，标准上最少邀请3家供给商参与投标或报价，特殊情况下可采取独家议标(但事先应获取项目经理同意)。 供给商选择全部统计资料由物资及设备部负责保留。 c、样品／样本报批和询价 凡需送样审批材料，使用单位应在物资申请计划中注明提交样品／样本时间。 物资及设备部对供给商提出提供样品／样本和报价要求。 物资及设备部负责办理对业主和设计报批手续，保留相关审批统计。使用单位应配合物资及设备部办理相关报批事宜。 d、采购协议 合约商务部、物资及设备部在和供给商商谈采购协议(订单)时，应依据物资申请计划在采购协议(订单)中注明采购物资名称、规格型号、单位和数量、进场日期、质量标准等项内容，要求验收方法和发生质量问题时双方所负担责任、仲裁方法等。 采购协议内容应以主协议相关条款为基础，对应内容中不应有所抵触或遗漏。在采购协议中要表现质量体系要求，明确应达成质量目标及开展质量确保工作要求。 合约商务部应将协议(订单)文本交相关部门会审后，再报项目经理或其委托授权人同意。 物资及设备部根据同意协议文本和供给商签署正式协议文本。 e、供货安排