《发票及收据的管理办法》.docxVIP

发票及收据的管理办法 发票作为交易的合法凭证、 销售收入的主要依据， 在购销的环节都是最重要有效凭据之 一，为保证公司资产的完整，避免产生不必要的损失，必须加强对发票的购买、领用、保管 的管理，根据公司财务制度现制定如下操作规定和管理办法， 望相关部门和人员严格执行规 范流程和遵守发票管理制度。 一、 费用发票的管理 1、 定义。费用发票指因购管理用品或获取的劳务（各种费用）而取的的发票。 2、 管理规定。 1） 凡购管理用品或获取的劳务（各种费用）必须取得合法的发票，取得的发票根据费 用性质粘贴于公司印制的相应报销凭证后。 2） 对于真实、合法、合理但内容不完整、计算有误的发票，应将其退回经办人，由其 负责将发票调换后再行报支报销。 3） 收到真实、合法、合理的发票，但发票金额小于报支金额的，按发票实际金额报支。 4） 收到不真实、不合法的发票，财务必须拒绝报支。 5） 财务将费用凭证和原始发票作为入帐的依据和附件，与记帐凭证装订成册，按规定 年限保管。 3、 禁止条例。 1） 对于无法提供合法正确的原始发票的费用，不得报销；对于无法取得发票的，必须 经主管部门经理证明，财务部门审核、相关领导人员审批后方可报支。 2） 对于无原始凭证的付款凭证 （修正分录除外），不得进行帐务处理，即不得虚列支出。 4、 处罚条例。 1） 费用申报人提供虚假发票且造成公司损失的，除全额补偿公司损失外，另处损失金 额30%^不低于100元的罚款。 2） 现金出纳不严格保管原始发票，使费用申报人无法进行报销的，由出纳承担该笔费 用。 二、 销售发票的管理 （一） 定义。指销售商品或提供劳务后向客户开具的发票， 公司销售发票主要指代理费发 票。 （二） 换票。 1） 换票指客户需要增值税发票， 但因条件限制无法当即开出， 或事后客户要求换票的， 先给客户小票，等增票开具后再换回小票的行为。 2） 对顾客要求开具的增票，自收到日起，保管期最多为二个星期，二星期内顾客未换 取的，将增票还与开票人，不得积压。 3） 小票的换票期限为一个月，超过一个月的不得更换。 4） 门店应在收银台显要位置张贴以上二项须知。 5） 对于换回的小票，应进行红冲，并将原小票贴粘于红冲发票后，红冲发票记帐联与 增票记帐联捏对，随对帐单上交财务。不得将原小票与增票直接捏对。 6） 门店收到待换增票，需进行登记，交付客户时，由其在登记簿上签收。 7） 换票工作由门店财务主管操作，门店财务主管严格保管增票，不得有遗失现象。 （三） 发票和收据的管理 1、 购买。 1）发票和收据由指定会计购买，财务人员根据实际用量进行购买，其他任何人员无权 购买； 2、 分公司领用。 1） 管理发票的会计必须设置“发票领用收回登记簿” 。 2） 发票由管理发票的会计负责发放，若发票管理员不在应授权指定人进行发放工作。 3） 分公司要领用和开具发票必须事先通知总部相关人员。 4） 门店领用发票后，必须由领用人在“发票领用收回登记簿”上签收。 5） 发票应由门店财务主管（无财务主管的，由台账负责，下同）进行领用，填写“小 票申领单”，若无法直接亲自领用的， 必须在申领单上注明授权人， 经授权的人员方 可进行代为领用，否则发票管理不得发放。独立核算门店若小票购买、印制后存放 于门店的，可不必填写“小票申领单”，若由分公司统一保管的，也需填写“小票申 请单”。 6） 门店财务主管应注意发票的用量和库存，制定小票安全库存量（库存足以满足 3天 以上销售需要），对于低于安全库存量的应立即提出申领。 7） 门店财务主管根据销售需要（满足2天的销售量），向收银发放小票，必须由收银在 “门店发票领用收回登记簿”上签收。台帐根据后台开票需要按需领用，即开具几 份领用几份，办理签收。除收银、台帐外，其他人一律不得领用。 8） 收银领用小票后应登记“发票领用归还登记簿” ，登记领用日期、小票号码、份数或 本数。 3、 开具。 1） 小票实行“谁领用谁开具”，不得互相借用，收银应直接向门店财务主管领用。 2） 使用机打小票的，严格按操作要求进行开具，有赠品的应注明，赠送礼金券或让利 必须加以注示，机打小票不得手工涂改，凡涂改的发票一律无效。 3） 手工开票的，严格按规定开具，开票内容必须齐全，准确填写商品 ID、品名规格、 数量、单价、金额、营业员、收款人，大小写金额一致，有赠品的应注明，赠送礼 金券或让利必须加以注示。 4） 小票必须按真实的销售单开具，不得虚开小票，对于不符规定的销售单或违规开票 指示，收银必须拒绝，并向门店财务主管汇报。 5） 收银开具小票同时必须保证货款全额收到，对于预收款的一律不得开具，严格禁止 应收款销售。 4、 小票的红冲与作废 基本同增票，对于不提供原始小票的，不得开具红字小票。 5、 保管