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设备管理控制程序 文件编号：TLN—QP-07 修订记录： A3 符信安 陈开涤 黄建军 2010-12-01 A2 钟丽雯 曾翔 黄建军 2007-05-25 A1 钟丽雯 徐福生 黄建军 2004-12-08 A0 初稿 钟丽雯 曾翔 黄建军 2004-09-01 版号 修订说明 编制 审核 批准 生效日期 1.0目的 本规程规定公司办公设备、物流及运输设备、电子设备、其他设备的控制要求和管理方法。 2.0适用范围 本规程适用于主要的办公设备、物流及运输设备、电子设备、其他设备的管理。 3.0相关文件 TLN－QP-14 《供方选择评估采购控制程序》 TLN－WI/RS（AO01）《车辆使用管理制度》 TLN－WI/RS（AO02）《公司日常办公用品、低值易耗品、固定资产管理制度》 TLN－WI/RS（AO-S01）《IT管理办法》 4.0职责 4.1 行政人事部负责公司的车辆、设备、电子系统的统一管理； 4.2行政人事部负责行政车辆、办公设备的日常管理和维护； 4.2业务部门负责运输车辆、作业设备的日常管理和维护； 4.3设备使用人负责所使用设备的日常维护与保养。 5.0程序 5.1行政人事部安排专人负责管理设备，负责建立公司《设备明细表》，所有设备做到责任到人，有帐可查，不能明确到人的设备，使用负责人为使用部门负责人。如有任何使用情况变更，行政人事部应及时更新明细表记录。 5.2设备的标识与追溯 5.2.1行政人事部为每一件设备都给予一个唯一编号，以便标识与追溯； 5.2.2行政人事部会同计划财务部组织设备盘点，盘点主要是依据公司设备档案清单，作现场核查，核对数量，一般每年进行一次，如必要可适当增加次数，年检完后作出情况报告，并由计划财务部依据盘亏、盘盈情况，经公司总裁批准后调整固定资产金额。外点分支机构的设备盘查形式可以是行政人事部或部门项目管理人员现场核查，也可以是根据需要由分支机构负责人确认由行政人事部提供的设备明细清单； 5.3设备的采购、验收程序依据《供方选择评估采购控制程序》进行； 5.4设备的领用、变动管理 5.4.1领用设备，由设备申请人填写《固定资产领用（变动）表》。 5.4.2行政人事部保存领用表，并根据领用表发放设备，更新《设备明细表》。 5.4.3由公司分支机构自行采购的设备在报销之前必须办理领用手续，设备使用负责人填写固定资产领用（变动）表，领用表须附于报销凭证后面。计划财务部应将外点分支机构自行购置的新增设备及时告知行政人事部，以便行政人事部做好登记。 5.4.4如有需要，由需求人申请，经本部门、计财部、行政人事部负责人审核，公司总裁审批同意后，可申请调拨使用在库设备。申请人领用设备时必须填写《固定资产领用（变动）表》，行政人事部应将领用表原件交计划财务部作为调帐依据，同时保存复印件以备查，并更新设备明细表。 5.4.5离职员工应办理设备交接手续。离职交接记录应交一份给行政人事部留存备查。 5.4.6公司设备如对外出租，须由有关部门会同行政人事部、计划财务部、律师共同拟定协议或合同，明确租赁双方义务与责任，经公司总裁同意后执行。 5.5设备保养与维修 5.5.1设备使用负责人对所使用保管的设备需经常定期保养及小心使用，设备发生人为损害的，需负赔偿责任，并按公司奖惩管理制度，视情节轻重处分。 5.5.2电子设备的定期维护与安全运行 1)电子设备在使用过程中出现各种异常情况时，行政人事部系统维护人员协助检查，作出诊断并帮助排除故障，使功能恢复正常； 2)电脑维护用软件工具（例如：杀病毒软件、系统安装盘等）由行政人事部负责统一管理（保管、借用）。行政人事部系统维护人员负责保存各种电脑维护用软件工具； 3)公司电脑系统的安全运行详见《IT管理办法》。 5.5.3办公设备、电子设备、物流及其它设备在使用过程中出现故障需要维修的，设备使用部门应及时与行政人事部联系，共同确定维修方案，经本部门及行政人事部负责人审核，公司总裁审批后进行维修。运输设备的保养、故障维修管理依据《车辆使用管理制度》进行。分支机构的设备故障维修处理方式与公司本部一致。 5.5.4 设备报废 经行政人事部、计划财务部相关鉴定人员认定无法维修或维修成本过高不再具备使用价值的设备，由使用负责人填写报废单，经部门、行政人事部、计划财务部负责人审核，总裁审批后，办理报废或出售。行政人事部应更新《设备明细表》，计划财务部进行销帐。报废后继续留用的设备，由行政人事部做好留用登记，跟踪并根据有关规定及时处理。 5.5.5 设备遗失 如使用设备遗失，使用负责人需立即申报，并写出设备遗失情况报告。由本部门、行政人事部负责人提出处理意见，呈报公司总裁审批。 6.0记录 TLN-QR/AH-01设备明细表 TLN-QR/AH-02固定资产领用