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公司档案管理制度
一、总则
1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特
制定本制度。
2、 公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整 (公文上的各种附件一律不准抽存 )。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走
或销毁。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅 后归档。
3、 一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收三、归档范围
1、 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型
2、 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求
1、 档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
2、 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后 一年立卷;跨年度的会议文件放在会议 开幕年。
5、 档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿
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