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（管理制度）某物业管理公 司制度汇编之资料管理制 度 某物业管理公司制度汇编之档案管理制度 编制本手册主要目的是给予公司各级员 作上之参考，尤其是指导公司办 公文件及档案管理。本手册内容基于公司环境条件不同，故实际施行细节可允许 作部分变动，但由公司指示而定。 本手册内容主要为： 壹.公司档案管理制度二.公司档案保管 壹.档案管理制度 1 、公司各物业项目的档案资料规定由主管(包括代理主管)负责监督保管，由管理处文 员专职文件存档、注记工作。 2 、有关验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保 养制度、财务方案、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主 管许可，他人不得动用。 3 、档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，方案类文件编目录索引， 档案类文件有存档文件清单及编号目录。 4 、档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。 5 、档案于历任主管调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。 6 、 档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放于档案中不得随意使用。 7 、 因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作 泄密处理。 8 、 公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符合要求的保管责任人将 作适当处分。 9 、档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对管理有重大影响及损害公司利益的， 公司将视情节轻重追究当事人责任，且保留追究其法律责任的权利。 二.管理保密规定 1 、管理处工作范围内所有的公司内部资料，业主、用户单元和管理处员工个人资 料及其内所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、及公 司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。 2 、业主、用户及员工资料统壹存放于管理处办公室文件柜中，由管理处秘书专人 负责备注、记录及存档等工作，由主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止 查阅。 3 、管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人 士，方可代为执行之上事务。 4 、因工作所需而放置于办公室、监控中心、接待处的业主及用户联系电话、员 个人联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。 5 、公司制定的各类规章制度及工作指引，由管理处统壹保管，高级管理员之上级 别人员可借阅(须办理借阅手续) ，每次限时壹周。实行借阅目的为指引员 作及员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。 6 、 管理处发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。 7 、员工应具有维护他人隐私权利的法律意识，主动为公司及用户保守秘密，对于 任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝且向管理处方案。 8 、员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、用户或管理员工利益受不良侵害 的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，且由当事人个人承担导致的全部法 律责任。 档案管理 壹.档案资料 1 、验收档案 1) 土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料) ； 2) 设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件； 3) 机电设备保养合约； 4) 公共区域设施设备验收记录(管理公司) ； 5) 公共区域设施设备移交记录(发展商，承包商和管理公司) ； 6) 单元验收及移交记录(承包商、业主和管理公司) ； 2 、二次装修档案 1) 用户单元二次装修图则及审批手续； 2) 二次装修期间管理处监督检查资料； 3 、住户资料 1) 业主入伙情况记录； 2) 业主(租户)情况登记(包括名称，单元号，联系人，建筑面积，交接单， 入伙时间或租用期限等) ； 4 、管理文本汇编 1) 管理合同、管理公约、用户手册等统壹装订成册； 2) 各类管理规章制度及装修规定等； 3) 各项管理分包合约； 5 、设备维修保养类 1) 各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施； 2) 各类设施设备有独立的维修档案；及日常巡检维修记录； 3) 主要部位如变配电间、监控中心等应有工作日记，交接班记录，巡视记录