办公电话管理核心制度.doc

办公电话管理制度 1、目标：加强企业办公电话电话使用管理 2、适用范围。企业全部座机电话 3、责任：确保信息通畅，有效地控制管理成本。 4、管理要求： （1） 依据工作需要由综合办公室统一安装。 （2） 综合办公室负责电话安装及线路检修。 （3） 未经综合办公室同意，各部门或个人不得自行私接、拆移电话或附加分机。 （4） 打电话时提前列好提要，缩短时间。 （5）办工电话系工作使用电话，尽可能降低拨打私人电话，确有必需时应简明扼要。 （6）杜绝褒电话粥等长时间占用电话现象，如发觉此行为给予口头警告，再次发觉取消当月话补，如造成企业损失后果自负。 （7） 各部门职员应自觉珍惜电话设备，方便确保通讯线路通畅。 （8） 蓄意破坏电话设备行为，除按国家相关法律、法规处罚外，将给责任人经济处罚和行政处分。 （9）接听电话要用文明语言，并有兴奋度。 （10） 传真机用于收发传真用，任何职员不得以任何理由占用。 （11）严禁拨打私人长途，一经发觉取消话补。 办公用具使用管理要求 为加强办公用具使用管理，节省开支、避免浪费，特制订本管理要求。 一、办公用具分类： 1、常见具：圆珠笔(芯)、水笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、装钉针、稿纸。 2、控制品：名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台(油)、量具、刀具、软盘、刻录盘。 3、特批品(不列入办公用具费用考评)：印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等)，财务帐本、凭证，苹果机彩色墨盒及打印纸，U盘等。 二、办公用具使用对象：各企业主管以上管理人员、职能和业务部门职员，具体由各企业核定。 三、申购和采购：办公用具常见具由综合办公室依据消耗情况进行申购备领，控制品和特批品由使用部门(人)提出申购，控制品经各企业总经理同意，特批品经董事长同意；同意后《申购单》交综合办公室实施购置。未填写《申购单》及未经领导同意私自购置不予报销。 四、管理和发放： 1、办公用具由综合办公室统一保管，并指定保管人，按企业核定费用标准向使用人发放。 2、采购人员应将所采购物品交保管人办理登记入库手续，保管人依据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每个月终填报《办公用具使用情况汇总表》。 3、各部门应指定专员领取办公用具。 五、各部门费用核定及相关要求： 1、企业各部门应按企业核定办公用具费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用具，确因工作需要超标领用，应经分管领导同意。 2、核定费用实施增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由综合办公室依据人员变动情况进行调整。 3、各部门因特殊情况需增加费用，应以书面形式报批，，由总经理特批。。 4、办公用具使用实施月统计年结算，截止时间为每个月终和年底12月31日由综合办公室出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年底奖金中扣除，节省费用计入下年度使用。 5、各部门可依据企业下达办公用具定额自主确定各部门及各使用人办公用具使用标准。 六、其它要求： 1、各部门要控制和合理使用办公用具，杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用具重新领用时应以旧换新。 2、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用办公用具(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失应照价赔偿，不然不予办理相关手续。 3、办公设备耗材及维修费用。 (1)电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备耗材及维修费用，企业另定定额标准。属各部门或个人保管使用，计入所在企业定额费用。 (2)耗材包含：打印、复印纸，激光打印机碳粉、硒鼓，针式打印机色带，喷墨打印机墨盒(水)，复印机碳粉，传真纸，鼠标，键盘等；其申购由设备使用部门(人)负责，并经总经理同意。 (3)办公设备报修参考耗材申购程序办理。 七、本要求自下发之日起实施。 公务车辆使用管理制度 申请用车条件： 1、公务车只限于工作上需要使用，如采购物资，接送客人，外出办事等。 2、全部用车不能私事使用。 用车申请程序 1、凡符适用车条件，各部门使用人提前一天（长途用车提前一天，短途用车提前4小时）填写用车申请单，再由部门经理签字同意后交综合办公室综合员，综合员将用车申请单汇总，平衡后交综合办主任核签，开具派车单及交车钥匙，行车证给司机，凭派车单出车（司机注意妥善保管车钥匙、行车证、出车后交回综合员）返回后将派车单交给综合员。 2、若当日无车辆安排，综合员应立即通知用车部门 用车安排标准 1、车辆安排工作统一由综合员负责。标准上按申请时间次序，事情轻重，尽可能一车多用，降低单趟载货载客现象，提升效率。 2、采购