外事接待细则.pdf

外事接待细则 一、目的 为规范公司外事接待流程，树立公司良好形象，真正将“敬人敬 业、尽心尽力”的宗旨溶入到每一次的接待活动中去，制定本实施细 则。 二、主题内容、适用范围 本细则对所有来访人员，从申请、迎接、介绍、参观、入住到餐 饮、娱乐、旅游、接待礼仪、费用、陪同级别等整个接待流程进行全 方位的规范，适用于销售公司、后勤职能部室、制造部所有来访人员 的商务考察、行政检查、外事接待、参观考察等工作。 公司接待联系人员及主要陪同参观人员在本细则中统称接待团 队，包括秘书、文员、后勤科室人员以及负责重大外事接待工作的公 司领导。 公司董事长、总经理参加的接待，陪同副总及管理人员需履行本 细则中接待团队的职责；部门负责人参加的接待，本部门内主要陪同 人员需履行本细则中接待团队的职责。 三、职责 （一）营销中心负责来宾商务来访的接待、谈判工作。 （二）办公室负责政府行政检查的接待准备、组织安排、协调管 理等工作，以及公司级重大外事接待工作。 （三）各单位、部室负责本单位的外事接待工作。 （四）接待单位应在来宾到公司前的两天内，根据来访人员行程 安排进行资金预算并办理借支手续，及时完成其它准备工作，并根据 来宾的爱好，拟订相关的娱乐、旅游安排。 四、接待团队着装及行为规范： 1、接待人员均着工装，佩戴工作证，仪容仪表整洁素雅。 2、技术人员及生产人员着蓝色工装，佩戴工作证。 3、严格按照此文件要求规范接待礼仪，使用普通话，注意文明 用语，不大声喧哗，接待期间手机铃声调至震动。 五、实施细则 接待必须有较强计划性、预见性、针对性和实效性，应明确每次 来宾来访的目的，并做好接待工作的效果评估、总结工作。 （一）来宾来访申请 来宾来访分以下三个级别： 1 级接待：政府机关正、副部级以上领导或国家级社团重要领导。 2 级接待：省会城市党政副职、县区级副职以上领导、省级社团 主要领导、省级客运企业主要领导、省级运管部门主要领导、省会城 市（含国内一线城市）公交企业主要领导及重要业务单位企业负责人 等。 3 级接待:一般党政机关、社团来客、来宾等。 （二）来宾来访准备 在接到商务来访、行政检查来电、来函及相关信息后，由接待团 队在 24 小时内制订接待方案，经部门主管审核批准后执行，同时应 附上所需的派车单、借支单、礼品领取单等必备单据报批。审批通过 后通知参与接待的相关人员召开会议，组建接待团队，必须明确接待 具体事项、标准、要求完成的时间及责任人。 接待团队根据来访、陪同人员级别规定，安排相应级别的主接待 人进行公司和产品方面的介绍，安排好来宾在公司的参观路线并全程 陪同。 接待团队根据来访人员级别确定使用接送的车辆，开出派车单， 于来宾来访前一天由公司安排车辆，重要来宾来司第一次用车或去飞 机场接送，尽可能使用公司指定的高档轿车。 由接待团队根据来访人员级别安排特定人员迎接、向来访人员献 花、安排摄影、摄像或录音；而相关部门应于来宾抵达公司前按《公 司外事接待安排表》上要求协助做好有关接待准备工作。 在来宾来访前一小时，接待团队必须按外事接待细节一览表，逐 条进行自检，确保准备工作无一遗漏，提前发送短信通知所有参与人 员。 当来宾车辆进入市区后，接待团队通知公司保卫处且提前 10 钟 电话通知所有接待人员（陪同人员、技术人员、公司领导等）准时出 席，必要时提前于适当地点处迎接来宾；当来宾车辆进入公司大门后， 保安及时开门迎接并通知接待团队，主要领导及接待人员应及时到位 迎接。 如来宾的行程有所变动，接待团队应在第一时间通知参与接待人 员，以避免不必要的浪费及无效工作。 （三）来访人员迎接、入住安排 根据来访人员到达的具体时间和航班号或车次开具派车单，并预 订酒店房间，如是大型团队应提前代办入住手续。 在来宾抵达机场、车站前半小时，公司迎接车到达机场、车站作 好接站准备（包括举起欢迎牌、拿好鲜花、照相等），一般情况下由 接待团队去接站，必要时将由主任、部长或公司领导亲自前往迎接。 在送来宾去酒店的途中，陪同人员应主动向来宾介绍沿途风景及 人文景观，拉近与来宾的距离，形成愉悦的交谈气氛。