司法秘书职业礼仪(2018) 未预约访客的接待方法 未预约访客的接待方法.doc

项目三 司法秘书工作交往礼仪 任务八 日常接待礼仪 知识点 预约访客的接待方法 有客人未预约来访时，不要直接回答要找的人在或不在。而要告诉对方：“让我看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与同事见面。如果对方要找的人是领导，就更应该谨慎处理。?? 了解来宾的身份及到访的目的 上级的日常工作往往是按计划进行的，未预约访客的到访可能会打乱上司的既定工作计划，因此，为保证上级工作的顺利进行，不可能对未预约访客“每个必见”，可不可能“一个不见”。因此，对于未预约访客的来访，秘书必须通过委婉、谨慎的方式了解对方的身份以及到访的目的和访问的部门和工作人员，以便做出恰当安排。 及时对来宾做恰当的分流 如果来宾提出马上就要见面的，则要设法联系有关部门或人员，看被访者能否与来访者见面。如果可以，则可以按照预约来宾的工作程序进行；如果不可以，则向来访者说明情况，主动请对方留言或者留下联系方式，保证尽快将留言转交被访者，或者尽可能快地安排会面时间并通知对方。 如果来宾要见上级，而上级不愿见面，秘书应当随机应变，婉言谢绝来访者，或者请示上司能否指定其他人代替。如果可以由其他人代替接见，则礼貌地请来访者与指定人员会谈。如果来访者坚持要见上级，而领导不想见面的，要使用“善意的谎言”为领导挡驾，同时让对方留下电话，表示将及时禀告上司。 图2-2-18 SEQ 图2-2-18 \* ARABIC 2 如来访客人点名要与某人员会谈，就应立即与当事人联系。但在联系好之前，不应该给客人以肯定的答复。不要当着客人的面就给当事人打电话，免得当事人拒绝接见时不好找借口。要让客人与秘书保持一定的距离，使客人听不清秘书讲话。如果被访者表示不愿见面，要用委婉拒绝客人，尽量不要让客人在前台久留。 礼貌相送 尽管来宾是未经预约的来访者，秘书同样应当礼貌相送，既显示了自己的风度，也有利于树立单位或组织的良好形象。