公文及文字资料管理规定.pdfVIP

公文及文字资料管理规定 公文及文字资料管理规定 1. 总则 ◆为使固安九鼎建筑有限公司公文及文字资料处理工作规范化、制度化， 提高公司公文处理的效率和质量，妥善保存文字资料，特制订本管理规定。 ◆公司的公文及文字资料实行分级管理。生产办公室全面负责公司收、发 文和文字资料管理，各部门资料员负责涉及本部门的文件资料的管理。文 件主经办人员有责任将文件涉及的相关资料收集齐全，交本部门资料员妥 善保管。资料员变更时应将保管的文件资料移交，办理移交手续。 2. 适用范围 2.1 适用对象 ◆本规定适用于公司本部及项目部 2.2 公文适用范围 ◆以公司名义的发文和各部门的发文、公司内外部往来函件 ◆来自公司以外单位的公文（统称：外来文件） 3. 工作流程 外来文件、 生产办公室文 送领导批阅 生产办公室摘 收 文 信函及资料 员签收登记 录批示内容 管理 交回生产办公室 送相关人员阅办 分送相关部门 文员保管文件 / 资料员登记 文件拟稿 征求意见、定 稿 发 文 管理 主管领导签发 部门经理审核 填文件审批/ 会签签发表 经办人员电子 生产办编号、 生产办发送/ 第 1 页第 1 页第 1 页第 1 页第 1 页第 1 页第 1 页第 1 页第 1 页第 1 页 版发生产办 登记 存档 公文及文字资料管理规定 4. 收文管理 4.1 文件签收  生产办公室文员负责公司外来文件的签收工作。收到公文后，要先对 文件资料进行登记、编号，然后呈公司有关领导批阅或交相关部门处 理。  电子文件资料要视其内容及时发送到公司领导和有关人员的信箱。重 要事项应打印保存并提醒领导和有关人员及时批阅处理。  凡能通过网络发布、传递的文件资料，应通过网络发布、传递（保密 文件除外），要求回复确认。所有工作人员每天应查看个人信箱，以便 及时阅知、处理有关事宜，因未及时查看造成工作延误的，责任自负。  公司部门收文由部门资料管理人员办理收文登记后，交部门负责人阅 处。 4.2 文件阅办  文件经公司领导阅批后，需有关部门办理的，由生产办公室文员做好 记录并负责将文件资料送交相关部门专（兼）职资料员，各部门资料 员做好登记工作后，交有关人员办理并负责督促及时阅处。  各部门阅处的文件，应及时处理，传阅的文件在各部门停留时间一般 不超过一天，最长不得超过两天；需办理的文件在部门停留时间一般 不超过一周；办理文件内容时间较长或重要的文件，办文部门可将文 件复印留存，原件退回生产办文员处。  文件阅处后应签字交回本部门资料员，已办理完毕的文件，各部门资 料员应附简单文字说明后退回生产办文员处。 第 2 页第 2 页第 2 页第 2 页第 2 页第 2 页第 2 页第 2 页第 2 页第 2 页 公文及文字资料管