办公室主任说明书.pptx

办公室主任 岗位说明书一、基本信息 岗位名称 办公室主任 岗位编号 岗位类别 ? 职能类 □ 生产技术类 □ 采购类 □销售类 岗位性质 □核心岗位 ? 关键岗位 所属部门 办公室 定编人数 （人力资源部统一填写） 直接上级 管理总监 直接下级 公共宣传部经理 所属职系 （人力资源部统一填写） 薪酬区间 （人力资源部统一填写） 编写日期 编制人 二、设置目的 负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关 和公司企业文化建设；负责后勤支持工作 三、主要职责与任务 职责 1：负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议。 工作 任务1、负责组织制定公司长期发展规划和公司年度经营计划 2、负责组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理服务。 3、通报会议决议，并跟踪会议决议的实施情况。 4、协助总经理的工作，提供决策支持。 职责 2：负责保证公司内部管理体系的完整和平稳运行。 工作 任务1、负责制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。 2、负责督促管理制度的有效执行，负责评估和监督公司内部管理的规范性和有效性 职责 3：负责制定办公室工作计划,实现工作目标 工作 任务制订办公室年度、月度工作目标、工作计划，并组织实施 职责 4：负责公司形象推广、公关活动 工作 任务1、负责公司形象设计和推广实施。 2、负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触。 3、负责组织并协调公司的公关危机处理。 4、负责公司网站的建设与更新。 职责 5：公司企业文化建设 工作 任务 1、负责组织公司内部员工活动。 2、建立员工与管理层的沟通渠道，吸引员工关心公司事务并参与管理。 3、组织公司内部信息发布和内部刊物的出版。 职责 6：统筹管理公司后勤服务工作 工作任务 1、负责公司内外环境的管理，包括办公场所分配、办公场所的整体布置、绿化、清洁与保持工作 2、负责管理公司保安和消防工作，确保公司办公、生活秩序不受干扰和公司财产、员工的安全，并定 期组织检查公司消防设备设施的配置和使用状态 3、负责办理公司办公用品的采购、发放和管理 4、负责对固定资产的采购与管理工作 5、负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅 6、负责与宾馆管理处保持联系，保证办公场所的水、电、空调、电话等设施完好 7、负责对公司内电脑、网络的管理、维修和升级 8、负责公司网站平台的筹划和建设 9、负责公司印章管理、合同审计和一般法律事务处理 10、负责对公司出差人员的管理，并提供出国手续办理、旅程安排等方面的支持 职责 7：部门内部管理工作 工作任务1、制订、修订办公室的工作程序和工作制度，并监控实施 2、负责公司办公室队伍建设，选拔、配备、评价下属人员，组织部门技能培训 3、负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行 4、负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行 职责 8：完成总经理交办的其他任务 四、在组织中的位置 技术总监生产总监董事长总经理销售总监管理总监 行政副总办公室主任五、工作协作关系 协作关系 示意图 对内：公司各部门， 管理总监，总经理对上：行政副总办公室主任对下：公共宣传部经 理对外：上级单位和兄 弟单位、新闻媒体、 宾馆物业管理处、办 公用品供应商、消防 部门、卫生管理部 门、公安部门、街道协作关系 说明 1、对上：行政副总 2、对下：公共宣传部经理 3、对内：公司各部门，管理总监，总经理 4、对外：上级单位和兄弟单位、新闻媒体、宾馆物业管理处、办公用品供应商、消防部门、卫生 管理部门、公安部门、街道等 六、权责描述 人事权限：? 建议权 ? 知情权 □ 提名权 □ 考核权 ? 审核权 □ 审批权 □ 否决权 七、任职资格 教育水平? 本科/学士 □ 硕士/研究生 □ 博士/研究生 □ 博士后/研究生 对口专业企业管理或相关专业 工作经验一般工作经验 □ 1-3 年 ? 4-5 年 □ 6-10 年 □ 10-15 年 □ 16 年 以 上 相关专业技术 经验 ? 1-3 年 □ 4-5 年 □ 6-10 年 □ 10-15 年 □ 16 年 以 上 相关管理工作 经验 ? 1-3 年 □ 4-5 年 □ 6-10 年 □ 10-15 年 □ 16 年 以 上 外语要求级别 ? 大学英语 4、6 级 □ 英语专业 6、8 级 □ 商务英语 □ 托福、雅斯、GRE □ 其他语种： 熟练程度 □ 阅读 ? 一般听说 □ 专业笔译 □ 专业口译 职业资格 要求 ? 专业技术资格（职称）：熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识 □ 执业资格： □ 其他资格： 知识要求□