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物业公司外包服务供应商管理 2020 年监督方案 一、目的 针对近期 XX 物业公司外包服务供应商在现场合同履约过程中出现未能依照合同约定、标准执行履约，造成物业服务品质下降，对 XX 物业名誉产生负面影响。 为了提升各项目对外包服务供应商监督管理质量，从而提升物业服务品质，根据 XX 物业服务品质运营管控要求，按照 XX 公司经营团队要求拟定《XX 物业公司外包服务供应商管理 2020 年监督方案》（以下简称本方案）。 二、依据 1、《XX 物业外包业务管理制度》 2、《档案管理程序》 3、《关于加强外包供应商监管的业务通告》 4、《XX 物业 2020 年物业服务品质运营管控方案》 5、《环境供方管理程序》 三、检查范围 1、本方案实施范围为 XX 公司各项目与第三方签订外包服务合同在履约服务过 程中的监督管理履约质量情况。 2、外包服务供应商包括不限于： （1）保安、保洁、绿化等人员外包服务类； （2）垃圾清运（化粪池清掏）、管道清洗、设备维修专项类； （3）电梯维保等设备维保类； （4）供暖、供冷、配电运维类等。 3、本方案监督检查对象是各项目，监督项目在外包供应商的履约质量的监督管 理工作情况，对其进行专项督导，纳入 XX 物业公司物业服务品质重点检查项， 计入各项目年终绩效考评。 四、检查组织 1、成立 XX 公司各项目外包服务供应商服务质量监督检查组（下称检查组），检 查组人员由各业务部门兼任。 2、总指挥：XX 公司总经理（或总经理指定的经营团队人员） 3、执行组长：物业管理中心经理、合规采购中心经理 4、组员：物业管理中心全员、合规采购中心全员及其指定的管理人员 五、工作职责 1、总指挥：按照 XX 物业相关制度要求，统筹外包供应商监督管理工作，批准 监管方案、计划，监控督导过程，批准检查结果，批准奖惩处理建议及专项报告， 主持年度供应商沟通会。 2、执行组长：按照 XX 物业相关制度要求，制定 XX 公司外包服务供应商管理 监督方案和实施计划，按照方案、计划组织检查组对各项目外包服务供应商履约 服务监督管理工作进行定期检查和不定期抽查，出具监督检查报告和奖惩处理建 议提交总指挥审批，组织公司级的供应商约谈。 3、组员：依据本方案及 XX 物业相关，对各项目外包服务供应商的履约质量、项目监督管理工作进行督查，对问题项进行复核，参加分公司级供应商约谈。六、实施步骤 1、检查内容： （1）各项目外包监管档案、台账建立情况，档案标准应符合《档案管理程序》要求； （2） 各项目外包服务人员考勤情况； （3）检查项目外包服务人员与合同符合情况，包括年龄、性别、身体健康情况，持证、岗前培训等； （4）各项目外包服务供应商监督管理工作记录、约谈记录，整改复核记录、扣款文件等； （5）抽查外包服务供应商现场服务质量是否符合合同约定的服务标准。2、检查周期 （1）检查组制定计划每月对各项目外包服务供应商履约及项目监管进行系统检查，月度检查项目数不少于 3 个。 （2）每季度不定期对各项目外包服务供应商现场人员素质和服务质量进行抽查，月度抽查项目数不少于 1 个。 （3）检查组实施检查时需双人检查，检查客观、公正，对问题应依据文件、合 同进行客观判断和描述。 3、《实施外包服务供应商台账》 （1）各项目、检查组均应完善、建立《实施外包服务供应商台账》（以下称《台账》）。《台账》内容应包含但不限于外包服务供应商的单位名称、法人、联系人及联系方式，服务项目，服务合同(协议）名称，服务期限，服务内容，历次检查问题及整改情况等； （2）各项目、检查组建立的《台账》应每季度至少完善、更新 1 次。 （3）项目在更换外包服务供应商后应及时报告向检查组报告并更新《台账》。 （4）检查组更新《台账》时应注意收集数据方式，尽量不增加项目的工作量前 提下进行。 4、检查步骤 步骤 检查内容 检查标准 1、各项目需对现有外包服务供应商建立台账、档案。档案包括立项公文、合同公文、合同原件、外包监管工作记录，人 员档案等。 2、建立人员类外包建立外包人员档案，人员出现变动时，应实时更新。档案包括但不限于政府公安机关出具的无犯罪证 明和医院出具的健康证明等相关证件（安保服务供方应提供保安员上岗证，监控室值班员持建构筑物消防员相应资质）， 电梯供方维保人员持电梯维保特种设备作业资质。 第一步 监管文件 3、考勤情况检查项目近 2 月的考勤记录，现场拷贝打卡设备近三月考勤记录，考勤记录应与费用呈报公文中考勤记录保 持一致。 4、考勤记录严禁存在一人多身份录入。如遇特殊情况（停电、手指受伤、打卡机故障等），外包人员不能打卡时，应于当 班时间内进行纸质签到并向项目行政人员或夜间总值人员进行报备。 5、检查项目外包监管工作记录，包括不限于现场检查表、问题整改监督复