会议室使用管理制度梳理.docxVIP

精心分享 PAGE 页码页码/NUMPAGES 总页数总页数 会议室使用管理制度 1. 目的 为了加强会议室的管理，做到合理使用，有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用，提高会议室的利用率，特制定本规定。. 2. 范围 本规定适用于中心各会议室管理。. 3. 职责 3.1 办公室负责公司会议室的安排和管理，保证室内整洁卫生，设施完好。. 3.2办公室负责会议室的钥匙，会议室设施、卫生等管理。 4. 内容 4.1 会议室仅限于本公司用于举行会议，接待访客、商务研讨，招聘等工作，各部门安排的各种会议、工作需提前登记，由办公室负责安排时间，避免发生时间冲突。未经允许不得擅自使用，如特殊情况需借他人使用，需通过申请经办公室同意方可。 4.2 各部门因公使用会议室，原则上须提前一天需填写《会议室使用申请表》报备办公室，会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。由办公室协调安排后，方可在公司前台处领取钥匙，并使用会议室。 4.3 各部门在使用会议室时，不得在会议室吸烟、大声喧哗，以免影响到其他同事正常办公。 4.4 各部门在使用会议室的过程中，必须爱护公物，保持会议室的整洁，用完后所有设备放置原位。会议室配置的影音设备由行政部负责监督管理，各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，须追究当事的相应责任。 4.5 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借用，必须征得办公室同意后方可动用，事后归还原处。 4.6 凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排，办公室协助提供会议用品（包括茶叶、水果、面巾纸等），不得在会议室内随意乱贴乱画。 4.7 会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则上由使用部门负责，办公室协助指导使用。若主办会议部门要求悬挂会标，专题会议后应将会标立即撤销；若有其他特殊性要求，需提前申报，经办公室同意后，方可进行。 4.8 行政部按每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，安排清洁人员做好会议室整洁工作，保证桌椅排放整齐，地面干净整洁。并按会议需要备好茶杯，饮用水，会后及时打扫清理。 4.9 会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理，并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，并及时将会议室钥匙退回公司前台文员处，并由人员核查使用后物品状况。如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。 4.10 行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。  会议室管理制度 　　为规范中心会议室的使用，确保会议的顺利进行，现规定如下： 一、会议室使用实行登记制度，使用时填写《会议室使用登记表》，由会议服务部门统一安排使用，如遇会议改期或取消，应及时通知会议服务部门。 二、会议室实行先登记先使用的原则，如发生使用时间重叠的情况，双方协商解决。 三、夏季提前15分钟打开空调，冬季提前15分钟打开暖风。 四、各司召开的会议，配有热水、纸杯，会议召开后每间隔30分钟提供热水瓶续水服务。 五、新闻发布厅、第七会议室、多功能厅召开会议以及局领导参加会议时，配有热水、瓷杯，会议期间每间隔30分钟提供续水服务。 六、接待外宾时，配有瓷杯、矿泉水、湿毛巾，会议期间每间隔30分钟提供续水服务。 七、会议结束后，使用部门及时通知会议服务部门清理会场。  会议服务员工作流程表 上午7：00～7：30 局长办公室卫生 上午7：30～8：00 各楼层会议室卫生 会前准备： 1、会前一小时打开会议室，调整室温，准备茶水。 2、会前半小时按会议形式与人数会议室摆放瓷杯。 会议服务： 3、迎宾：会前15～20分钟服务员站在所负责的会议室一侧迎接来宾。 4、引导：宾客到达时，服务员要礼貌问好；来宾入坐后及时送茶水；会议开始后，服务员应退至室外（如特殊会议需要，可留在会议室内）。 5、续水：会议期间每隔30分钟续水一次，重要会议开会前随时倒水，开会后第1～2次续水时间在20分钟以内。 6、宾客临时有事需要帮助时，要及时给予帮助或协调解决。 （注：会议服务期间不负责传递任何文件）。 7、会议结束后，站门口合适的位置送别。 会后收台： 8、送走来宾后，要及时清理用品，清洁会议室内卫生，关闭空调、灯光等一切电器设备。 9、检查会场是否有参会人员遗落的物品，如有遗落的物品，马上将物品送秘书处，与参会人员联系。 10、会议服务工作结束后，按会议实际情况填写会议记录，最后将当日的会议人数、时间、次数情况做好统计工作。 下班时间 17:00，如须加班，时间顺延。 周末如须加